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5 pasos para hacer un Manual de Procedimientos

¿Alguna vez has intentado llegar a un sitio sin un mapa? o ¿has intentado preparar un platillo de cocina sin una receta? Sin, sabrás que realizar una tarea sin las indicaciones necesarias para llevarla a cabo, es una labor complicada, ello no significa que no vayas a llegar al objetivo, pero resulta más difícil.

 

Es decir, podrás llegar a tu destino sin un mapa, o incluso preparar un exquisito platillo de cocina sin una receta, pero sin duda te tomará más tiempo y tendrás más intentos fallidos antes de llegar a la meta.

De eso se tratan los manuales de procedimientos, de hecho una receta de cocina, un mapa o un instructivo, es un manual de procedimientos, ya que son documentos que nos dan indicaciones claras de cómo realizar una actividad para lograr un objetivo establecido, y tienen  la ventaja de que nos hacen la vida más fácil porque alguien, antes que nosotros, ya llevó a cabo esas actividades o tareas, y por supuesto que se equivocó, le costó trabajo y cometió errores, pero tuvo una virtud en su labor, y eso fue escribir los pasos que siguió y que le ayudaron a conseguir la meta.

Los manuales de procedimiento tienen esa ventaja, que son documentos en los que alguien nos dice cuáles son los pasos que se deben seguir en una empresa para brindar un servicio, o elaborar un producto, nos ayudan a tener claro quién es el responsable de cada tarea, y como las acciones de todos en la empresa, se articulan para llevar a cabo las tareas cotidianas.

Otra de las ventajas de un manual de procedimientos, es que ayuda a que siempre se realicen las tareas y actividades de la misma manera, independientemente de quien las realice, pues de lo que se trata es de compartir el conocimiento con las personas que llegan a la empresa y no saben cómo se realiza un proceso o una tarea, o para aquellos a los que se les encomienda una nueva responsabilidad.

Imagina que estás preparando el platillo de comida que ya mencionamos, y que ahora quieres que alguien más lo realice, o que alguien te ayude o mejor aún que deseas que otras personas puedan hacer el platillo si tú no estás, entonces te conviene escribir la receta y darla a conocer a las personas involucradas.

Lo mismo pasa con los manuales de procedimientos, son documentos que deben compartirse y difundirse en la empresa, para que los conozcan todos los miembros del equipo y así puedan trabajar como eso, como un equipo, en donde todos saben que tarea les toca y como sus tareas se relacionan con las del resto de las persona, para que a todos les quede claro hacia donde van.

Entonces, ¿qué elementos debe contener un manual de procedimientos?

    1. Todo manual debe contener la información básica de cualquier documento, como es una portada con identificación y nombre del procedimiento a describir, así como logotipo de la empresa. Adicionalmente un índice y una introducción al mismo.

 

    1. Para que el manual tenga sentido, debe tener un objetivo claro del procedimiento que se detallará, pues como hemos indicado, es una descripción de tareas pero que ordenadas y en secuencia nos llevarán a una meta, la cual desde el principio debe quedar clara para el lector y plasmada en el objetivo.

 

    1. Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los responsables y el alcance de la tarea a realizar, esto es, explicar detenidamente qué personas y/o departamentos de la empresa se involucrarán y quiénes son los responsables de cada acción a realizarse.

 

    1. Ahora bien, ya que tenemos claridad del objetivo a buscar y los responsables que participarán en las actividades a describir, habrá entonces que describir las actividades o como se dice correctamente, explicar el procedimiento. Esto es, describir paso a paso lo que se debe realizar y quién es el responsable de cada tarea y acción.

 

    1. En las empresas, los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento de las acciones  a través de una serie de formatos, documentos, mensajes, comunicados, etcétera. Esto es, para cada una de las acciones puede corresponder completar un formato, enviar un correo electrónico, elaborar un oficio, en fin, documentos que sustentan el que las acciones se hayan llevado a cabo, así que el manual debe contener los formatos de cada uno de esos documentos que se utilizarán.

 

  1. Ya con toda esta información se deben incluir en el manual diagramas de flujo, que permitan saber cuál es la secuencia de la información o de los documentos a lo largo del procedimiento que se describe.

 

Hasta aquí podemos decir que éstos son los elementos básicos de todo manual de procedimientos, que es el objetivo, asignar responsabilidades, describir el proceso, utilizar formatos y finalmente un diagrama que permita visualizar el flujo del trabajo.

Pero el objetivo de un manual de procedimientos no termina el día que se concluye su redacción, más bien ahí es apenas cuando comienza la tarea de un manual de procedimientos, ya que si su objetivo es estandarizar los procesos de la empresa, eso quiere decir que todos en la organización deberán apegarse al procedimiento planteado en el propio manual.

De esta manera, la tarea del manual de procedimiento es también ser una guía para que al final de algún periodo o como parte de una auditoría de calidad, la persona responsable de revisar que los procesos se cumplan como se indicaron en el manual, pueda comprobar que lo escrito en el manual sea efectivamente lo que en la práctica se lleva a cabo.

De esta manera, el manual de procedimientos, como se puede ver, es una importante herramienta para asegurar que la empresa opera siempre bajo los mismos criterios además de asegurar que las personas no se lleven el conocimiento generado y que es propiedad de la empresa.

 

Mtro. Carlos Maynor Salinas Santano.

Director de consultoría y proyectos especiales CamBio Tec

fernando.heredia@pymempresario.com

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47 Comentarios
  • ROBERTO / 3 octubre, 2013

    GRACIAS, AHORA TENGO MAS CLAROÇ

  • Luisa / 11 octubre, 2013

    Hola, gracias por el post, muy bueno, pero quiero saber como citarlo, me ayudas?

  • cesar augusto castillo / 26 octubre, 2013

    muy buena guia despues creo que se debe hacer un chek list para evaluar si todos los pasos se han llevado a cabo

  • Juan / 29 octubre, 2013

    Excelente informacion, concreta y pedagógica

  • nelly / 21 noviembre, 2013

    Me parece muy interesante esta información, mas aun me sorprendo lo fácil que se explica ya que esta “súper” entendidísimo, muchísimas gracias.

  • Billy Ontiveros / 22 noviembre, 2013

    Gracias! Me sirvió muchísimo

  • jenny lopez / 23 noviembre, 2013

    mil gracias, mas clarito no lo podría encontrar; estudio para una evaluacion y en la exposicion no entendí ahora ya se por donde empezar, solo me falta aprender como se hacen los diagramas.
    gracias.

  • melissa / 23 noviembre, 2013

    Gracias… información muy clara y concisa 🙂

  • WILLIAMS LAGOONS / 25 noviembre, 2013

    MUY INTERESANTE Y COMPLETO.

  • Carlos Jaramillo / 20 enero, 2014

    Muy buen trabajo, se nota que la persona que redacta, es experta en la materia…gracias

  • cidra / 27 febrero, 2014

    Una consulta, cual es el nivel de detalle del manual de procedimientos?

    Ejemplo:
    Si en la empresa trabajamos con un sistema, y por cada tarea que realizamos debemos hacer uso de ese sistema utilizando comandos y otras acciones en el Sistema, esto tambien debe ser explicado en el manual?
    -Debemos indicar como entrar al sistema, si ponemos usuario y pasword, dar click en Enter. Ingrasar a la pantalla 2 y luego al menú de Ventas???-

    Cosas asi deben tambien ser explicadas en el manual.

    • Jorge Alejandro Kao Tzuc / 30 marzo, 2014

      Tu manual puede ser tan detallado como desees evitar errores o esclarecerlos en su debido momento

    • Felipe Lopez Madrigal / 16 diciembre, 2014

      podrias anexarlo como un instructivo dentro del documento donde expliques paso a paso como generar un documento o una accion en el sistema

  • Nancy / 5 marzo, 2014

    Esto me sera de gran ayuda para hacer la tarea, no tenia bien claro como hacerlo

  • TaNia Leocadio / 6 marzo, 2014

    muchas gracias de echo para mi residencia voy a elaborar un manual de procedimientos de el funcionamiento de una planta de mezcla asfaltica, me gustaria me apoyaran con mas infarmacion, espero me puedan apoyar muchas gracias. saludos!!

  • jennifer valentina cadena nogu / 17 marzo, 2014

    me uno como todos

  • jennifer valentina cadena nogu / 17 marzo, 2014

    me parese interesante como a todos

  • jennifer valentina cadena nogu / 17 marzo, 2014

    se aprende ahacer manuales

  • jennifer valentina cadena nogu / 17 marzo, 2014

    nadie lea porqe no qiero pasar verguensa

  • janeth salazar / 17 marzo, 2014

    porqe me uno como todos
    es importante todo lo qe dicen

  • janeth salazar / 17 marzo, 2014

    uf jeni

  • janeth salazar / 17 marzo, 2014

    esramos en el cole y nadie se da cueenta

  • jennifer valentina cadena nogu / 17 marzo, 2014

    estamosssssssssss en el colegio yyyyyyyyyyyyy el profe no se da cuenta

  • janeth salazar / 17 marzo, 2014

    el pro no sabbe loq ago

  • jennifer valentina cadena nogu / 17 marzo, 2014

    janet mmmmmmmmmmmmmm no sabe expresarse mmmmmmmmmmmmiauu

  • janeth salazar / 21 marzo, 2014

    me parese muyt

  • janeth salazar / 21 marzo, 2014

    uf jenifer malparida

  • William Espinoza / 17 junio, 2014

    Excelente aporte !! mas claro que el agua, felicitaciones

  • Estefania / 4 octubre, 2014

    EXCELENTE APORTE GRACIAS …

  • patricia / 3 diciembre, 2014

    Muy interesante ahora si se como hacer mi tesina

  • Belen / 2 marzo, 2015

    Hola buenas tardes quería realizar una consulta; cual es la diferencia entre un manual de procedimientos y un instructivo de trabajo? espero su respuesta gracias.

  • Aida E. Frómeta Díaz / 24 abril, 2015

    Muy bueno, me sirve para indicar también cómo elaborar un manual para la docencia. Si acaso poseen indicaciones precisas, por favor, envíemelas

  • Vinicio / 5 junio, 2015

    que buen aporte mi amigo, me esta sirviendo en este momento para hacer una tarea y para administrar mi trabajo, bendiciones!!

  • Mauricio Díaz Zamorano / 9 junio, 2015

    Muy bueno el documento. Me gustaria que subieran algo mas detallado, para poder usarlo como herramienta de trabajo. No solo para saber como es y cosas basicas. Aún asi, muchas gracias!

  • jesus lopez / 26 julio, 2015

    Interesante articulo, gracias por compartirlo. Consulta, soy de mendoza Argentina y me gustaría obtener información sobre personas que realizan este tipo de trabajos, como crear un manual de procedimientos! espero su respuestas. gracias

  • jessika / 15 octubre, 2015

    buenos días!!! me gusto mucho el articulo pero quería saber si podía enviarme algún ejemplo para guiarme la empresa donde trabajo me pidieron hacer un manual de procedimientos para la ejecución de un proyecto, esta se encarga de montar sistemas de detección y extinción de incendios y como estoy nueva me esta costando mucho hacerlo me podrían ayudar y si me pueden dar algunos tips se los agradecería mi correo es jessigut605@hotmail.com , ojala puedieran enviarme algunos ejemplos o modelos para guiarme

  • Julia / 22 noviembre, 2015

    Excelente guía práctica para ordenar el trabajo en la empresa. Gracias!!

  • Abimael Angeles / 17 diciembre, 2015

    ¿Cuanto se debe cobrar por un Manual de procedimientos? ¿Cómo se debe cobrar por horas, por manual, por proceso? ¿Cuanto cobra una consultoría por un manual de procedimientos?

  • Alejandra / 3 enero, 2016

    tengo entendido q en este tipo de manuales tambien se incluyen los presupuestos y las tecnicas pokayoke, smed, 9s, es correcto?

  • Omar / 3 marzo, 2016

    Gracias por la redacción de este documento, será de mucha ayuda como una guía a seguir, saludos.

  • Luis Castillo / 9 julio, 2016

    Nunca en mi vida habia hecho un manual de procedimientos, pero he leido varios. Hoy redacte uno sin haber buscado esta informacion tan valiosa primero. Aunque lo hice sin ninguna experiencia, me quedo muy parecido a esta explicacion. Solo debo introducirle ahora los formatos usados en el procedimiento y el diagrama de flujo que en realidad aun no lo tengo muy claro. Este trabajo debo entregarlo lo mas pronto posible, pues asi me lo exigieron hoy mismo. si puede explicarme con detalle lo de los diagramas seria excelente luisc_wilisa@hotmail.com

  • ORLANDO / 12 septiembre, 2016

    HOLA

  • ORLANDO / 12 septiembre, 2016

    ESTOY ABRIENDO UNA ESCUELA DE MUSICA, HAY MUCHAS MATERIAS E INSTRUMENTOS PARA ENSEÑAR. COMO COMIENZO A ELABORAR MI MANUAL DE PROCESIMIENTOS?

  • Jorge Gonzalez / 22 octubre, 2016

    Hola, buenas tardes, una consulta existe algún formato preestablecido para llenar un manual de procedimientos

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