Herramientas de productividad

micro18mayo09-2El servicio y la buena atención que se da a los clientes es parte fundamental de una empresa y para conseguirlo existen herramientas como un conmutador que a bajo costo vuelve más eficiente la comunicación.

La idea es simple, se tienen varios teléfonos, con un mismo número, conectados entre sí, cuando entra una llamada a la empresa, de acuerdo con las necesidades que señale el cliente, se canaliza con el empleado más adecuado para atenderlo.

La función de este aparato es fijar extensiones, cuando están listas se elige entre tener una persona encargada de responder a todas las llamadas para luego retransmitirlas, o bien, con un sistema más completo, dejar una grabación que indique los distintos servicios para que el cliente elija la extensión.

También es posible, en caso de que la persona esté en otra llamada el cliente puede permanecer en la línea hasta que la extensión quede libre, o bien si la persona que se busca no está disponible se activa el servicio de correo de voz.

Dentro de la misma empresa se puede utilizar el servicio, sólo se levante el auricular y se teclea la extensión, lo cual no genera costos de marcación.

Para poder hacer llamadas desde la empresa se requiere de un código de salida que se debe marcar antes del número telefónico externo, este sistema le permitirá autorizar sólo a algunos empleados el uso del teléfono e impedir que otros lo utilicen para llamadas personales.

Otros servicios consisten en poder transferir la llamada más de una vez, o hacer conferencia, para que hasta más de tres personas participen en la comunicación.

En los teléfonos es posible grabar hasta diez números telefónicos de uso frecuente.

Con un precio promedio de cuatro mil pesos lo ideal para las MiPyMEs es un conmutador con tres líneas para llamadas y una más conectada al fax, la ventaja de estos es que pueden expandirse hasta 12 líneas.

La empresa Siemens maneja conmutadores con opciones básicas como identificador de llamadas (este servicios se contrata con la compañía telefónica), operadora automática y música en espera, además de funciones más avanzadas como conexión a portero externo y tarificador.

Conforme su empresa crezca se pueden instalar otros servicios como TAPI para tener su agenda de contactos en el teléfono y utilizar por ejemplo Outlook para hacer sus llamadas.

Ariadna Cruz

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