Acrobat cómo herramienta de la productividad

empresarios4El objetivo de todas las organizaciones es maximizar la productividad de los empelados. A la luz del clima económico y las reducciones de presupuesto de hoy en día, este objetivo cobra todavía mayor importancia.  Los empleados a menudo deben lograr la misma o mayor cantidad de trabajo usando menos recursos. Esencial para lograrlo es dar a los empleados las herramientas para colaborar de manera más eficiente, descubrir nuevas oportunidades de negocio, cerrar negocios más rápido y prestar mejor servicio a los clientes.

Por décadas, las organizaciones han apelado a las nuevas tecnologías para impulsar sus operaciones centrales y mejorar las operaciones en general.  La amplia adopción de software de procesamiento de palabras y gráficos intuitivo, así como el correo electrónico, transformó la manera en que los empleados crean, procesan, comparten y recaban información. Y hoy en día, la gente está más conectada que nunca, con teléfonos inteligentes, computadoras móviles y otros dispositivos. Gracias a la combinación de estas tecnologías con los avances de las herramientas de colaboración, las organizaciones ofrecen nuevas eficiencias a la manera en que colegas, socios y clientes en todo el mundo trabajan entre si.

Mejorar la calidad del trabajo
Aunque el ambiente saturado de recursos tecnológicos de hoy en día ayuda a los empleados a trabajar más rápido, no se trata de una panacea. Muchos empleados colaboran de forma regular con equipos de trabajo extendidos para hacer su trabajo. La tecnología apoya este proceso, pero también representa algunos retos para los empleados que desean hacer contribuciones más profundas y ser activos en su equipo de trabajo. La realidad es que las herramientas a su disposición no siempre trabajan a su favor.

Una parte importante de trabajar de forma eficiente es hacer las cosas bien la primera vez. Esto es tan cierto para los equipos de desarrollo de producto que buscan acelerar la salida a mercado de sus productos como para empleados de servicios financieros que procesan aplicaciones de clientes o agencias gubernamentales que responden a solicitudes de ciudadanos. Y aunque muchas soluciones son buenas para distribuir contenido, la gente todavía necesita recurrir a los procesos manuales cuando se trata de colaborar y procesar información.

Por ejemplo, un arquitecto puede usar un sofisticado software de dibujo para producir diseños en 3D con todos los detalles, solo para tener que imprimirlo y enviar por correo físico las copias a los miembros de su equipo porque ellos no cuentan con un software compatible. De forma parecida, los analistas financieros deben enviar y recibir de regreso sus hojas de cálculo con información confidencial dentro de sus compañías, pero la relativa falta de seguridad de documentos les presenta un problema real si esa misma hoja de cálculo necesita ser enviada fuera de los límites de su organización. Compartir información con equipos en dispersión y hacer que la gente trabaje en conjunto sin esfuerzo son elementos esenciales de los negocios de hoy en día, pero muchas compañías no cuentan con la tecnología apropiada y las medidas de seguridad para facilitar el proceso.

Una colaboración eficiente
Colaborar con equipos en dispersión puede tomar buena parte del día de un empleado. Los empleados pueden solicitar comentarios acerca de planes de proyecto, documentos borradores y otro tipo de contenido mediante el envío de los documentos por correo electrónico a múltiples personas, y esperar por sus respuestas. Las respuestas pueden llegar igualmente por correo electrónico, copias de papel con observaciones, llamadas telefónicas, documentos editados digitalmente o incluso por la vía de los mensajes instantáneos.

La persona que inició el contacto tiene que asimilar todos los comentarios y enviar los documentos revisados para asegurar que todos los comentarios fueron interpretados correctamente. Cuando se mira a esta situación en el contexto de ciclos de revisión de ingeniería o procesos creativos dentro de una fecha límite de entrega, es evidente que estos procesos manuales e inconexos pueden ser frustrantes, costosos e implicar un gran consumo de tiempo.

En contraste, la adopción de procesos de colaboración más automatizados que permitan a equipos enteros revisar y responder a documentos al tiempo que se realizan los comentarios puede acelerar dramáticamente los ciclos de revisión y mantener los proyectos a la vista. Como resultado, los individuos trabajan de forma más inteligente y las organizaciones pueden tomar mejores decisiones con base en información al día.

El Centro de Tecnología Atsugi de Sony Corporation está realizando eficiencias similares con el uso de PDF para acelerar el ciclo de revisión y aprobación de Process Modification Records asociado con el desarrollo de productos. El láser semiconductor de Sony es un componente clave de muchos equipos digitales, como los reproductores de discos Blu-Ray en las conocidas consolas PlayStation 3 que se han vendido en todo el mundo. Para estar al día con las diversas necesidades de los consumidores y con los cortos ciclos de vida de cada uno de los productos, la compañía quería reducir el tiempo de desarrollo y producción del láser semiconductor.

La compañía encontró que entregar y revisar el Process Modification Records en PDF podía acelerar las aprobaciones en tanto como en un 80%.  Los revisores solo necesitaban el software gratuito Adobe Reader para comentar, aprobar o rechazar las solicitudes de modificación de procesos. Los revisores pueden aplicar sellos virtuales, agregar comentarios y compartir fácilmente los materiales con colegas para mayor revisión. Mientras más automatizados son los procesos, mayor eficiencia que con los flujos de trabajo anteriores basados en papel, y el tiempo de aprobación de solicitudes disminuye de una semana a un día o menos. Además, los documentos PDF digitales pueden archivarse para buscarlos rápidamente como referencia en proyectos futuros.

Mantener la seguridad de la información
El auge de las comunicaciones electrónicas presenta mayores preocupaciones de seguridad cuando se trata de la colaboración y el intercambio de información. Una política de seguridad inapropiada en combinación con el volumen de contenido intercambiado en documentos electrónicos, hojas de cálculo y presentaciones puede a menudo agregar fugas de datos inesperadas. Los datos más comprometedores pueden ser los reportes de facturación confidenciales, datos de posicionamiento de la competencia, detalles de diseño de producto, planes de mercadeo u otra información crucial para las operaciones de una compañía.

Perder el control de la información puede costar a los negocios pérdidas de dinero y tiempo año tras año.  Para ayudar a mitigar los riesgos, las compañías tratan a menudo de minimizar la distribución de documentos, lo que puede ser un reto en el mundo conectado digitalmente en que vivimos hoy en día. Las estrategias de comunicación que confían en reuniones en persona y el intercambio limitado de documentos impresos pueden fallar en salvaguardar adecuadamente los documentos y son métodos poco realistas cuando se considera la economía global actual. Las organizaciones necesitan una mejor manera de proteger su información clave y manejar los riesgos, el cumplimiento de las regulaciones y las políticas de procesos sin poner obstáculos a los empleados.

Mediante la simplificación efectiva en costos de las políticas corporativas relacionadas con la seguridad, almacenamiento y archivo de los documentos, las organizaciones pueden hacer más fácil a los empleados cumplir con los requisitos de seguridad, cuando se conectan con sus compañeros de trabajo, socios y clientes con quienes necesitan comunicarse. Un paso importante es proporcionar a los empleados las herramientas para aplicar protección al documento por medio de contraseñas, configuración de permisos y redacción permanente de la información crítica. El resultado: los empleados pueden hacer un mejor trabajo, mantener privada la información confidencial y pasar menos tiempo ocupándose de la seguridad.

Un ejemplo de ello es la oficina de Procter & Gamble (P&G) en Estados Unidos, que mejoró la seguridad de sus procesos de investigación y desarrollo (Research & Development – R&D), clave para la competitiva posición de mercado de la compañía. Anteriormente, los investigadores usaban libretas de papel para anotar la información de experimentos. Cada página era numerada, firmada por el investigador y luego por un testigo.  Con el uso de una libreta de notas electrónica (eLab Notebook), Acrobat y PDF, P&G permitió a los investigadores usar firmas digitales para ayudar a asegurar la información confiable y segura en todo el departamento de R&D.

La compañía previó un aumento de la productividad general del 5% usando el eLab Notebook, pero quienes primero lo adoptaron incrementaron su productividad en 10% o en tanto como en 4 horas por semana por cada investigador. Estos ahorros, así como la habilidad de re-usar de manera más fácil y confiable los resultados de los experimentos, significaron millones de dólares en ahorros anuales para la compañía.

En cuanto a formularios y funciones
El beneficio ulterior de la tecnología está limitado por el valor del primer dato ingresado. La gente es responsable de ingresar e interpretar la información, y desafortunadamente, a menudo se cometen errores. Estos errores pueden dar como resultado tener que repetir el trabajo, lo que genera un impacto en la eficiencia e incluso puede amenazar la satisfacción del cliente.

En muchas organizaciones, los formularios internos continúan siendo basados en papel. Un cliente bancario debe llenar una aplicación a mano, y luego los empleados deben ingresar los datos en formularios electrónicos para luego enviarlos a los gerentes apropiados para revisión. El proceso implica una labor intensiva y la posibilidad de errores que impacten la relación con el cliente puede ser alta.

Ofrecer a los empleados la habilidad de crear formularios que puedan llenarse y guardarse electrónicamente puede ayudar a asegurar una recolección, gerencia y seguimiento de información más precisos. Además, las organizaciones pueden enlazar los formularios a sistemas TI existentes para automatizar el llenado y captura de datos, lo que significa una mejor colaboración, llenado y procesamiento más rápidos y menores costos administrativos.

En la compañía de seguros Allianz Private Krankenversicherungs en Alemania, se utiliza Acrobat como parte de un proceso de formularios electrónicos que permite a los agentes capturar los datos de cliente en PDF y crear rápidamente cotizaciones de planes personalizados durante la visita del cliente. El objetivo era acelerar los procesos de aplicación, proveer a los clientes ofertas más personalizadas y relacionar mejor a los clientes con los agentes para maximizar las ventas.

Desde que se implementó la solución, 14.000 empleados y agentes en campo acceden a formularios PDF del centro de descargas de la compañía.  El servicio a cliente ha mejorado porque los datos pueden ingresarse en formularios PDF en tiempo real durante la visita del cliente en un proceso fácil de entender. Además, los agentes dejan una impactante impresión en los clientes porque el proceso se lleva a cabo de una manera más profesional.

Asegurar la calidad del contenido y su disponibilidad
El tiempo que pierden los empleados debido a los errores de interpretación de materiales, archivos extraviados o formatos incompatibles de tecnología es incalculable. Los equipos de ingeniería envían dibujos que los destinatarios no pueden abrir debido a la incompatibilidad de software.  Los equipos creativos comparten ideas que son mal interpretadas por causa de problemas de formato o incompatibilidad de fuentes y gráficos. Y el progreso de los casos legales se retrasa debido a la imposibilidad de combinar varios documentos de caso en un solo formato ordenado e integral.

Una manera en que los empleados pueden evitar estos escollos y mejorar la eficiencia es combinando todo el contenido relevante en un solo archivo digital de fácil navegación. Uno de los métodos de hacerlo es usar PDF Portfolio para comunicar el contenido a los colegas y clientes de una manera fácil de entender y seguir, y permitiendo a los autores empacar y presentar la información exactamente como desean mostrarla. El contenido puede incluir texto, hojas de cálculo, presentaciones y hasta medios ricos como video, audio o modelos 3D.

Usar este método para compartir ideas con equipos en diferentes ubicaciones también asegura mejor que todo el mundo tenga acceso a la misma información según trabajan juntos para completar proyectos. Con la distribución de documentos en un PDF Portfolio interactivo y de búsqueda fácil, las compañías pueden eliminar la necesidad de imprimir y enviar los documentos por correo expreso y pueden mejorar la calidad de los materiales que entregan, lo que significa una experiencia efectiva en costos y más exitosa para todos los involucrados.

Fortalecer la colaboración para eliminar las barreras de productividad
En el intento de maximizar su eficiencia y capacidad de entrega, muchos empleados trabajan horas extra para completar su trabajo y colaborar con colegas en todo el mundo. Como hemos destacado, las organizaciones frecuentemente acuden a la tecnología para apoyar los evasivos objetivos de productividad, pero lo que está claro es que se trata de más que solo ofrecer la tecnología a los trabajadores y esperar que ellos dupliquen su capacidad de entrega.

Las organizaciones deben armar a sus empleados con soluciones que eliminen las barreras del éxito y la interrelación. Para algunos, esto puede significar un camino a un intercambio de ideas más profesional, mientras que para otros se trata de ofrecer una herramienta de colaboración más rápida y eficiente que acorte los ciclos de proyecto y mejore la precisión de la información. Existen soluciones para mejorar las tareas diarias, como obtener comentarios del equipo acerca de un folleto, o para transformar el proceso entero, como recolectar, administrar, archivar y asegurar la información de cuenta de un cliente. Si se toman los pasos para implementar las soluciones disponibles hoy en día que ahorran tiempo y costos, las organizaciones pueden cosechar los beneficios por mucho tiempo en el futuro.

Gustavo Brunser, Gerente Senior de Desarrollo de Negocios Adobe Systems Latin America

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