Aunado a los problemas que las micro, pequeña y mediana empresa (MiPyME) deben resolver para hacer frente a la crisis económica, se suma la poca eficiencia de su proceso de cobranza; situación que limita su crecimiento y en casos extremos ocasiona el cierre del negocio al no contar con la suficiente liquidez para atender compromisos financieros.
En este tema, los errores más frecuentes en los que incurre la MiPyME están relacionados con el otorgamiento de créditos a la mayoría de sus clientes sin que exista una investigación de crédito bien hecha, tolerancia de un cartera vencida –de cada 10 clientes que se tienen 6 están en esa categoría-; es un proceso desordenado sin días y horarios señalados para efectuarlo, no hay seguimiento de pago a partidas de mediano y pequeño monto y no hay cumplimiento de los tratos de venta y postventa.
Como consecuencia de no cobrar o de no hacerlo a tiempo, se dificulta el manejo interno de crédito y de la cobranza, hay pérdida de ventas, pérdida del respeto de los clientes pues se piensa que los plazos para pagar son muy “elásticos”, se crean cuentas incobrables y, cuando la recuperación de las cuentas es oportuna, la empresa proveedora tiene que pagar intereses a los bancos acreedores.
Entonces la MiPyME vive un desequilibrio en su flujo de efectivo que puede llevarla a la suspensión de pagos y en casos muy graves a la quiebra, comentó Eduardo Pérez, Gerente de Marca de la Línea Comercial de CONTPAQ i, firma especializada en el desarrollo y comercialización de software empresarial.
“Aun cuando la cobranza es de vital importancia para el buen funcionamiento de la organización, en la MiPyME no es una actividad adecuada, oportuna y completa afectando seriamente su rentabilidad”, expuso el ejecutivo.
Al impartir la conferencia “Mejores Prácticas Empresariales: Cobranza, cobrar por cobrar”, el especialista informó que el comportamiento de la MiPyME en el último año reportó que 16% de este tipo de negocios cierran por obstáculos relacionados con su cobranza; siendo en la causa número 4 de muerte para estas empresas.
“Cuando se habla del tema de ingresos damos por hecho que todo el dinero que se facture ha de ser cobrado en tiempo y forma, que las debilidades o amenazas vendrán siempre de factores más o menos predecibles como la competencia o el propio mercado, pero ¿y si los clientes no pagan?”, dijo.
Si las MiPyMEs pusieran mayor atención en la vigilancia de la cartera de clientes lograrían hacer más eficiente su proceso de cobranza al no permitir que el cliente rebase el plazo y las condiciones de pago que se le otorgaron, mencionó Pérez Figueroa.
Agregó que muchas empresas buscan mejorar su cobranza, pero frecuentemente tienen fallas porque no saben cómo hacerlo, les hace falta definir políticas de venta y cobranza consistentes con el tamaño de su negocio y a partir de estas hacer proyecciones para su crecimiento.
Un punto de partida, explicó, es el estado de cuenta de los clientes que ayudará a tener una visión completa del total de la cartera porque ahí se desglosan todas las compras, consumos de servicios, pagos, intereses y comisiones que se efectuaron o se generaron durante el mes. A partir de este documento, continuó, el empresario puede fijar un pronóstico de cobranza semanal o mensual, donde lo más importante es ejecutarlo a fin de conocer las fechas en las cuales ingresará dinero al negocio y contará con recursos financieros para adquirir o hacer el pago de compromisos u obligaciones; así como iniciar la cobranza a sus clientes de manera organizada y efectiva.
– Consejos prácticos
Para una MiPyME, destacó, es de gran utilidad el tener un software para al administración de negocio que, además de automatizar y simplificar las tareas de cobranza, proporcione información clara y oportuna para facilitar la mejor toma de decisiones en tiempos de crisis económica. Existen diferentes opciones en el mercado, como AdminPAQ, software diseñado por la empresa CONTPAQ i® para integrar todos los procesos administrativos de un negocio.
Por ejemplo, resaltó, AdminPAQ cuenta con un Módulo de Cuentas por Cobrar que ayuda a organizar el proceso de cobranza pues el empresario puede capturar ahí toda la información de sus clientes con el objetivo de generar reportes o estados de cuenta de cada uno de ellos con la antigüedad de sus saldos.
Esta aplicación, añadió, facilita la realización de pronósticos de cobranza al proporcionar reportes sobre los saldos vencidos o saldos por vencer de manera general o a detalle por cada uno de los clientes; inclusive, agrega cada una de las facturas que se tienen por pagar de cada cliente. Incluso, es posible dar seguimiento por responsable de cobranza, ya sea un ejecutivo de venta, personal de operaciones o gerente.
“El objetivo de la cobranza es cerrar el círculo de la venta. Por ello cobra vital importancia convertir la inversión que hizo la empresa en efectivo. Así ésta podrá hacer frente a sus compromisos financieros. La cobranza no debe ser sólo la recuperación de la cartera, debe considerar factores internos y externos para hacerla sin tropiezo. Cobrar por cobrar no es el camino para atraer una clientela permanente; esto último debe pensar toda empresa ya que así asegura su supervivencia”, concluyó Pérez Figueroa.
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