En la actualidad la fuerza laboral que trabaja a distancia y que pasa poco o nada de tiempo dentro de la empresa, es cada vez mayor. Hoy por hoy son más las compañías que encuentran en la Oficina Virtual, una alternativa interesante para maximizar la productividad, reducir costos y tener más flexibilidad frente a los constantes cambios del mercado.
Asimismo, una Oficina Virtual ayuda a las empresas a no perder tiempo productivo frente a cualquier situación adversa que pudiera presentarse y que podría impedir a los trabajadores llegar a la oficina física, tales como: las manifestaciones en las avenidas principales, inundaciones, contingencias sanitarias, etcétera. La oficina virtual otorga a los empleados el beneficio de laborar desde cualquier punto, ahorrando en el tiempo de traslado de su casa al lugar de trabajo tradicional.
“La tecnología nos permite movilidad, una computadora portátil, una buena conexión a Internet y un teléfono celular, son los requisitos básicos para convertirse en un trabajador móvil”, asevera Cati Cerda, Directora General de Regus México. “Sin embargo, para las empresas las exigencias son mayores, ya que deben lograr que el trabajador móvil se sienta parte de la organización”, agregó.
Para alcanzar este objetivo, Grupo Regus ha desarrollado una guía de 10 consejos principales, que se deben considerar para tener éxito desde una oficina virtual:
1. Cuando la comunicación entre el trabajador y la empresa se realiza a través del teléfono o correo electrónico, existe el riesgo de que la persona se sienta aislada de la organización. Para evitar que esto suceda, organice reuniones semanales o quincenales, ya sea en la oficina o por videoconferencia.
2. Cada vez que haya alguna novedad, informe a los trabajadores móviles. Si ellos contactan a clientes o proveedores en nombre de la firma, no querrán enterarse de las noticias corporativas a través de otros.
3. Manténgalos actualizados sobre los avances tecnológicos, que ayudan a mejorar el trabajo a distancia. Proponga métodos o programas que optimicen la organización de la agenda y las tareas.
4. En todo momento, demuéstreles confianza en ellos y en su trabajo. El trabajo a distancia genera aislamiento, por lo que el apoyo de la empresa es fundamental para crear un clima de cooperación y confianza. Si tiene que hacer alguna crítica, prefiera la comunicación telefónica que el correo electrónico y sea muy cuidadoso con las palabras que elige.
5. A su vez, siempre que el trabajador móvil alcance un objetivo o logro, felicítelo. Al no tener compañeros de oficina con quienes discutir o intercambiar opiniones, el trabajador móvil a diario se encuentra ante un sinfín de dudas que debe resolver solo. Por eso, es tan importante el apoyo de la compañía.
6. Sea bien claro y específico con lo que está pidiendo. Tómese su tiempo para redactar los e-mails pidiendo o explicando las tareas que solicita. Asegúrese de que el trabajador las ha comprendido. Aclare las fechas y forma de entrega.
7. Si no recibe respuestas a los e-mails que ha enviado, recurra al teléfono. La tecnología avanzó mucho pero también puede fallar. No sería la primera vez que un mensaje electrónico no llegue.
8. Para la reunión de fin de año o el aniversario de la empresa, no se olvide de invitar a los empleados móviles. Si quiere que se sientan como el resto de los empleados, ofrézcales los mismos beneficios.
9. Aunque sepa que determinados empleados móviles trabajan desde sus casas, cuando los llama o escribe a primera hora, no les pregunte si estaban durmiendo o viendo TV. Está demostrado que quienes trabajan desde sus casas, están más comprometidos con su trabajo y le dedican más horas que quienes trabajan en las oficinas, cumpliendo horarios.
10. Estimule el encuentro entre los trabajadores móviles. Por ubicación o especialidad, divídalos por grupos y promueva una jornada de trabajo en común, ya sea en una sala de reuniones o en una solución de oficinas como las de Regus.
Por ello, cada día Regus le brinda a más de 40,000 clientes alrededor del mundo opciones para establecer lugares de trabajo que sean: funcionales, cómodos y a la medida de sus presupuestos. Usando una oficina virtual que les otorga a nuestros clientes una dirección local, salas de juntas ó lugares para videoconferencias, los negocios que trabajan a través de una Oficina Virtual, se dan cuenta que el modelo de lugar de trabajo tradicional, como una oficina fija, es obsoleto.
“Más allá del paradigma de movilidad y colaboración, estamos en una era de cambios, atención en mercados emergentes y el aumento ó recorte de presupuesto, según la demanda del cliente. Dado este ambiente, las empresas deben adaptar su estrategia de espacio de oficina para generar un eficiente ambiente laboral”, concluyó Cerda.
Redacción
