Cada empleado de una gran empresa maneja una serie de contactos que pueden ser muy beneficiosos para algún otro compañero en determinado momento o en un proyecto en concreto. Hasta ahora, el intercambio de esos contactos era muy complicado o muy rudimentario, por lo que, en muchas ocasiones, un contacto valioso podría pasar desapercibido. Poco a poco, las empresas van incorporando sistemas informáticos de gestión que ponen a disposición de toda la empresa una red social de contactos, permitiendo a cada empleado seleccionar aquel contacto que mejor se adapte al trabajo que está llevando a cabo. El aprovechamiento de la red de contactos termina por repercutir positivamente en la gestión de los proyectos y de los clientes, influyendo, de igual modo, en la cuenta de resultados.
Las grandes empresas empiezan a usar ya sistemas informáticos de gestión de contactos que permiten a sus trabajadores compartir sus “tarjeteros” para que todos dentro de la organización se puedan beneficiar de esa red social para afrontar un determinado proyecto. Las firmas de abogados y las consultoras son pioneras en la explotación de estos sistemas.
Hoy en día, las mejores empresas conocen la manera más efectiva para hacer crecer sus ingresos: desarrollar relaciones estrechas con sus clientes, actuales o potenciales. Los empleados de estas empresas construyen con tesón relaciones con sus clientes. Ahora bien, ¿cómo se relacionan los empleados entre sí? ¿Cómo se saca partido de los contactos que cada empleado hace?
Muchas empresas todavía usan envíos de correo electrónico masivos para hacer un “quién es quién” dentro de la organización, un sistema que la mayor parte de la plantilla suele pasar por alto, perdiendo otra oportunidad para contactar con gente valiosa.
Hace unos cinco años, esta tendencia ha empezado a revertirse, y muchas empresas ya se han dado cuenta que es muy beneficioso usar aplicaciones informáticas de redes sociales corporativas para intercambiar contactos de clientes internamente. En concreto, usan soluciones llamadas “sistemas de gestión de relaciones en la empresa”.
Estos sistemas localizan los potenciales contactos de manera automática. Las relaciones más fuertes son identificadas, y después el buscador de contactos localiza a un compañero y facilita la conexión personal con él.
Cuanto más crece una empresa, más poderosa se hace la red de relaciones profesionales. El reto en las grandes empresas es, entonces, saber usar ese potencial de una manera efectiva.
Las mejores relaciones
Como recoge un artículo publicado por Ecommerce Times, los grande bufetes de abogados o las empresas consultoras, con cientos de trabajadores dispersos por todo el mundo, se han dado cuenta de lo beneficioso que es incrementar el uso de aplicaciones informáticas de redes sociales para funcionar como un único equipo de trabajo y para dirigir el desarrollo de su negocio sacando todo el partido a sus empleados, esté estos donde estén.
Un buen ejemplo es la firma Squire, Sanders & Dempsey, un bufete global que tiene contratados a 800 abogados en 30 oficinas repartidas por 14 países. Esta empresa adoptó un sistema de gestión de relaciones en 2006. Rápidamente, el sistema catalogó más de 850.000 relaciones individuales de 30.000 empresas en todo el mundo. De esta manera, esta firma puede encontrar las mejores relaciones posibles para cada una oportunidad de negocio que surja.
¿Cómo funcionan estos sistemas? Lo que hacen básicamente es analizar los datos corporativos internos, incluyendo el CRM (Costumer Relationships Management), los libros de direcciones, las citas en el calendario o los e-mails. Después, compila y administra el mapa de las redes de relaciones de toda la empresa. Todo ello de manera automática.
Teniendo un sistema de gestión de relaciones, la búsqueda de contactos es instantánea y visible, fácilmente comprensible. Sin la participación de estos sistemas se corre el peligro de perder relaciones importantes para un determinado proyecto.
El CRM no soluciona este problema tan común, ya que, por ejemplo, nueva de cada diez conversaciones de correo electrónico con contactos nunca se introducen en un CRM.
Medir cada relación
Otra de las funcionalidades de estos sistemas de relaciones que poco a poco se van imponiendo es que son capaces de clasificar la fuerza de cada relación usando decenas de variables, como la interacción más reciente con el contacto o la frecuencia de dichas interacciones. Por ejemplo, si un ejecutivo ha hablado con cierto contacto el día de ayer, el sistema “puntuará” a ese contacto por encima de otro con quien se tuvo una comunicación hace doce meses.
Está demostrada la utilidad de estos sistemas, pero cuanto más se extiende su uso, surgen nuevos problemas, como el de la privacidad. Así, la información de contacto privados nunca es revelada. El usuario tiene un control total sobre la privacidad y la seguridad de su sistema, pudiéndolo adaptar a la cultura de cada empresa. Asimismo, las configuraciones de privacidad pueden ser elegidas para que puedan cumplir las leyes de cada país o región.
La adopción de este nuevo tipo de herramientas no es difícil. Pueden ser lanzadas a toda la organización por correo electrónico, y lo normal es que no requieran formación de ningún tipo. Los usuarios acceden al sistema con un sistema de búsqueda fácil e intuitivo, muy en la línea de Google.
Su instalación no requiere más que unas horas y su lanzamiento no suele demorarse más de un mes. El sistema se integra con la Intranet o los sistemas de correo electrónico y CRM.
Raúl Morales de www.tendencias21.net
