Procesos Documentales, beneficios para todos los negocios

La experiencia ha demostrado que un flujo de información ordenado, eficiente y veloz, permite una optimización de los recursos y un control que mejoran tanto la experiencia del usuario, como el servicio a clientes.

El siguiente paso, una vez determinadas las necesidades de flujo de documentos, los procesos críticos y los niveles de usuario, es distribuir de manera adecuada en el espacio de trabajo, los equipos que puedan ayudar a los usuarios a optimizar estos procesos. Estos dispositivos, que necesariamente deben ser multifuncionales, deben tener la posibilidad de alojar datos en un sistema de gestión documental, ofrecer diferentes niveles de servicio y acceder directamente a las aplicaciones desde web, permitiendo una mayor personalización de los procesos y niveles de usuario.

Utilizando el ejemplo de una institución bancaria, el proceso documental puede ayudar a automatizar el alta de un cliente con un escáner que además permita enviar de manera automática el documento a los usuarios que deberán extraer la información o bien, permitir que se actualice de forma instantánea en una base de datos, ya sea en un disco duro de las instalaciones o en la nube.

Esto además, permite la automatización de reportes, creación de cuentas, y extracción de datos para procesos críticos, de la mano de un buen sistema de ERP o CRM. De esta forma las empresas pueden enfocar más recursos en la atención del foco de su negocio y dejar de perder ingresos en procesos de documentos lentos, ineficientes y engorrosos.

Así pues, las ventajas de automatizar los procesos documentales sirven para todas las empresas con un flujo de trabajo establecido y ordenado; se puede hablar de beneficios operativos, financieros, tecnológicos y beneficios de gestión. Además, se asegura la calidad de toda la documentación tratada y custodiada y se garantizan las instalaciones para la conservación del archivo, que es una norma internacional en muchos sectores. Se consigue además una reducción de costos significativa, cuyo activo se puede distribuir  por áreas o departamentos, permitiendo repartir bien los costos y suprimir los gastos de impresión.

Viviana Repetto, Gerente de Consultoría de Procesos, Lexmark México

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