Aprende a llevar tu contabilidad fácilmente

Para evitar fugas de dinero, problemas en el flujo de caja y desperdicio de oportunidades encaminadas a tu expansión empresarial, es fundamental que realices y mantengas una contabilidad adecuada, mediante la cual puedas obtener una importante herramienta para la eficiente administración de tu negocio y el cumplimiento oportuno de tus obligaciones fiscales.

Con dicho fin, SME Toolkit, sitio web especializado en información para las MiPyMEs, te ofrece algunas pautas generales sobre los aspectos que debes tomar en cuenta al ordenar tus libros, aunque la primera recomendación es informarte con un experto en tributación o con un contador sobre las necesidades particulares de tu negocio.

– Ingresos y gastos

Básicamente, las microempresas utilizan un Libro de Ingresos y Gastos, es decir, una contabilidad por partida simple, donde llevan el registro diario de entradas y salidas monetarias, indicando a dónde va cada inversión.

Mientras tanto, en las pequeñas empresas lo habitual es emplear un Libro Mayor, que involucra una contabilidad por partida doble y exige señalar gastos e ingresos, así como débitos y créditos en los libros.

La contabilidad de partida simple se puede realizar con papel y lápiz o mediante un software. En el marcado existen diferentes programas que se utilizan para éste contabilidad, algunos ejemplos son: Quicken de Intuit y Microsoft Money.

El Libro mayor se utiliza para registrar dos veces cada transacción, con base en la idea de que cada una afecta en dos formas al negocio. Por ejemplo, si se vende un artículo, el libro debe reflejar una disminución en el inventario (crédito) y una entrada por concepto de pago (débito). Algunos programas que efectúan este tipo de contabilidad son: M.Y.O.B de Teleware, Peachtree Accounting de Peachtree Software y Quickbooks de Intuit.

En este caso, la ayuda de un contador podrá determinar qué tipo de registros necesita llevar tu compañía, así como la pertinencia de usar un sistema contable en valores de caja o en valores devengados.

– Gastos de caja

Para llevar un registro de todos los gastos que tiene la empresa en un año determinado, existen al menos dos formas de hacerlo: girar uno mismo los cheques reembolsables o mantener un registro de la caja chica.

La primera opción exige llevar un registro de todos los recibos de caja y sumarlos en forma semanal, quincenal o mensual, dependiendo del volumen de gastos. También es necesario mantener un registro por cada categoría de gasto para fines tributarios y girar un cheque por el total calculado. Finalmente, se debe anotar que se trata de efectivo reembolsable en el registro de cheques para diferenciarlo del ingreso sujeto a impuestos.

También se puede llevar un registro de caja chica al girar un cheque y anotar cada gasto pagado con ese dinero.

– Registros de inventario

Un registro de inventarios sirve para conocer las tendencias de consumo, evitar robos, mantener las existencias al mínimo, etc. La información básica que debe incluir es: fecha de compra, número de inventario del artículo comprado, precio de compra, fecha de venta y precio de venta.

En empresas como tiendas de abarrotes, papelerías y misceláneas, que generalmente venden artículos por unidad, se recomienda utilizar un software para llevar fácilmente el registro de inventario. El papel y lápiz son más prácticos al elaborar el reporte de negocios que ofertan productos de mayor tamaño.

– Cuentas por cobrar

Las empresas que venden artículos o prestan servicios a pagar contra entrega no necesitan un sistema de registro de cuentas por cobrar, aunque, si los clientes deben pagar en fechas posteriores, es muy útil llenar estos informes, donde se verá reflejado el monto a recibir.

Éstas cantidades pueden supervisarse manteniendo una copia de todas las facturas enviadas o llevando un registro de las cuentas por cobrar. La información que se debe registrar incluye: fecha de la factura, número de la factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, monto pagado y nombre de la entidad a la que se emitió la factura.

Utilizar un software para llevar las cuentas por cobrar es recomendable si éste permite cobrar el dinero más rápido y/o permite llevar un mejor registro del origen del dinero.

– Cuentas por pagar

Llevar un registro de las cuentas por pagar y sus fechas de vencimiento permitirá a las MiPyMEs gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el mayor tiempo posible.

Las empresas que tienen pocas cuentas a saldar, liquidan sus adeudos quincenalmente y emplean carpetas donde se recaba la siguiente información: fecha de la factura, número de factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, importe pagado, saldo (si corresponde) y nombre y dirección de los clientes.

Karina Hernández Barrera

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