Durante el último siglo, los avances en los procesos de gestión fueron fundamentales para el progreso de las organizaciones y las economías a nivel mundial. En tal sentido, al observar los procesos de gestión de negocios en este contexto más amplio, ayuda a entender que se pueden conseguir resultados inmediatos, pero esta es una tarea de largo plazo.
Muchas formas de trabajo requieren aplicar una visión más humana y más creativa, pero en un entorno empresarial cada vez más cambiante, necesitan ser más flexibles. Por ello, el proceso flexible y adaptable se convirtió en el tema principal durante la última década, con la conjunción de una Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) y una Gestión de Procesos de Negocio (BPM), considerándose como un complemento para el diseño de la flexibilidad.
La combinación de SOA con la mejora del flujo de trabajo de BPM, y a su vez, el monitoreo y las tecnologías de modelado permitieron dicha flexibilización, todo esto logrado a través de una mejor coordinación de los esfuerzos humanos, en lugar de simplemente enfocarse en la eficiencia mediante la automatización.
Frente a este panorama, se necesita hacer una “revolución” del BPM, de manera continua, ya que en la próxima década, ésta se enfocará sobre los procesos resilientes: es decir, imponer el concepto de la “organización adaptable”.
Por otro lado, el objetivo final de BPM sigue siendo el mismo – lograr el pico de performance para la organización – pero el camino para acceder a éste objetivo no siempre se produce por la estructuración y secuenciación de las actividades de trabajo. En tal sentido, las nuevas tecnologías (incluyendo redes sociales, tecnologías sensibles al contexto, entornos de nube, teléfonos inteligentes y otros dispositivos inteligentes) pueden revolucionar la forma en cómo trabajamos juntos. Sin embargo, las empresas aún no han capacitado a sus ejecutivos para ajustarse dinámicamente al “trabajo en progreso” en respuesta a las oportunidades o amenazas.
Asimismo, hay mucha tarea pendiente para convertir al BPM en la nueva forma de gerenciar, en tiempo real, a una organización adaptable.
Frente a este tema, aparecen tres preguntas claves:
1. ¿Por qué el Business Process Management (BPM) es más importante ahora que nunca?
El BPM (Business Process Management) considera los procesos como activos para mejorar y contribuir directamente al rendimiento organizacional y la agilidad del negocio. En este sentido, el BPM pone el foco en la visibilidad, responsabilidad y capacidad de adaptación del proceso como nuevas medidas de excelencia operativa y proporciona una forma de mejorar los procesos de negocio, que ayuda a las organizaciones para hacer frente a los frecuentes procesos de cambios.
Con la globalización, los negocios se han vuelto más impredecibles. Incluso si la empresa no es global, aparecen sucesos mundiales que tienen efecto dominó que llegan a lo largo y ancho del mundo, afectando a las empresas, a sus socios, sus distribuidores y sus clientes de forma inesperada.
Por lo tanto, a medida que las economías están cada vez más conectadas, la frecuencia de las interrupciones de las operaciones se está acelerando. Esto impacta directamente en la tasa de cambio requerida para que los procesos de cambio puedan ejecutarse. En este sentido, los ejecutivos necesitan nuevas disciplinas de gestión que les ayuden a hacer frente a los cambios inesperados. Es entonces cuando el BPM ayuda a las organizaciones a reducir costos, aumentar la productividad, preservar el capital, minimizar los riesgos e incluso transformar las empresas.
Por otro lado, los proyectos de BPM producen significativas mejoras en el performance, al proporcionar un mejor apoyo tecnológico, un importante acceso a la información y transparencia y el proceso de orientación, que aumenta la productividad y la eficacia en estos ámbitos menos estructurados. Por ello, se recomienda a los usuarios finales que amplíen su visión acerca de la organización de trabajo y la extiendan mas allá de las tareas que suceden durante el curso de las actividades estructuradas e incluir procesos más colaborativos y dotados de conocimiento.
2. ¿Cómo el Business Process Management (BPM) puede optimizar el resultado de sus negocios?
El BPM agrega el “proceso” a la mezcla de activos que afectan el diseño organizacional y el rendimiento de la empresa. Como se sabe, la mayoría de las organizaciones están diseñadas alrededor de unas pocas dimensiones como los productos o servicios, áreas geográficas o segmentos de mercado objetivo, y los departamentos o funciones. Y en consecuencia, el “proceso”, en muchas ocasiones, ha sido el ingrediente que falta en el diseño de la organización. En este aspecto, los procesos son como los clientes, y quienes “mandan” en una compañía experimentan el valor del diseño organizacional. Esto ocurre porque el proceso implica la construcción de una unificación: los productos y las funciones está unidos en un proceso en el cual su organización se utiliza para el servicio de su mercado objetivo y sus clientes.
No obstante, para competir con éxito en un entorno empresarial cada vez más complejo y cambiante, las empresas deben ser capaces de percibir las oportunidades y amenazas, y adaptarse rápidamente a condiciones cambiantes.
En tal sentido, las respuestas deben ser rápidas, y el aprendizaje debe ser aplicado de esta forma, de modo que la organización estará mejor preparada “para la próxima vez.”
Estas capacidades son proporcionadas por la resiliencia operativa y la estrategia basada en patrones; dos disciplinas de negocios que se combinan para crear una ventaja competitiva poderosa.
El concepto de resiliencia operativa se entiende como un conjunto de técnicas que permiten a las personas, procesos y sistemas de información adaptarse a los cambios en los patrones. Es la habilidad para alterar las operaciones frente a las condiciones cambiantes del negocio. Operativamente, las empresas resilientes tienen la competencia para acelerar o frenar operaciones de forma que proporcionan una ventaja para modificar los procesos locales.
En consecuencia, para optimizar los resultados del negocio se necesita capacidad para reequilibrar recursos sobre la base de las necesidades del momento. Cada organización tiene recursos limitados de tiempo, dinero, habilidades, capacidad, gente, espacio físico, y otros no limitados, por lo tanto, la optimización del negocio requiere la capacidad de ajustar rápidamente los recursos – para lograr el mejor resultado posible.
3. ¿Cómo debemos avanzar por adelantado de la excelencia operativa a los procesos de adaptación?
Investigaciones recientes revelaron que las diferentes organizaciones tienen una aproximación al BPM con muy diferentes mentalidades. En consecuencia, su modo de pensar y su “madurez” influirán en cómo aplicar su programa de BPM. En este aspecto, se considera al BPM como una disciplina de gestión que trata de procesos activos que contribuyen al rendimiento de la empresa para conducir la excelencia operacional y la agilidad de procesos de negocio.
Por supuesto, esto requiere que los adoptantes del BPM, determinen cuáles procesos deben cambiarse con más frecuencia que otros y cuáles necesitan ser más flexibles.
El BPM se diferencia por la agilidad, la optimización de procesos continuos, y la presunción de que la práctica mantendrá el mismo nivel de valor para el negocio durante años. Así pues, más allá de la automatización de las actividades de rutina, un enfoque más amplio de BPM en la coordinación de recursos ofrece, para el negocio, mejores resultados de rendimiento. En consecuencia, mediante la utilización de las nuevas tecnologías de BPM, las organizaciones pueden optimizar mejor sus resultados de negocio.
Ahora bien, aplicar el BPM en una organización exige nuevas tecnologías, software y servicios profesionales, nuevas funciones y responsabilidades, nuevas ideas y metodologías y un cambio en la cultura corporativa. En tal sentido, cada organización puede reunir un conjunto de capacidades para hacer coincidir su visión con BPM; cada caso es único, cada organización debe enfrentar sus propios retos, cada líder debe entender cuáles son los procesos de su área, su inicio y término, su relación e independencia. BPM no es meramente una solución tecnológica, es una nueva manera de gestionar la organización.
Teresa Jones, Research Analyst Gartner
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