Aplicación para el procesamiento de gastos de viaje

Actualmente existen en el mercado diversas herramientas que buscan reducir el número de viajes que el personal de una compañía debe realizar para cerrar tratos, mejorar relaciones o supervisar las operaciones de sus sucursales, sin embargo no siempre se puede evitar un viaje, por ello es de utilidad contar con una herramienta que ayude a tener el control.

Entre las tareas que una organización debe realizar luego de un viaje de negocios están revisar, enviar y aprobar los gastos del empleado, lo cual conlleva tiempo para los departamentos de auditoría y contabilidad.

Buscando facilitar dicho proceso Lexmark International, proveedor de productos para imágenes, software, soluciones y servicios, anunció su herramienta Lexmark Expense Solution, una aplicación que permite capturar, gestionar y acceder a documentos de gastos para su posterior aprobación, reembolso y reconciliación

El sistema, aseguran, debe ser visto como “una buena noticia para los departamentos de contabilidad y auditoría en organizaciones de todos los tamaños, quienes estaban buscando una solución eficiente y fácil de utilizar para organizar los soportes relacionados con gastos de viaje de empleados para completar la aprobación, ejecutar el reembolso y procesar las reconciliaciones y otras actividades relacionadas”

Esta aplicación, basada en la tecnología para gestión de contenidos corporativos de Perceptive Software, permite disminuir el tiempo requerido en el proceso de aprobación de gastos pues solo basta el toque en la pantalla e-Task del multifuncional Lexmark para capturar digitalmente los recibos y facturas que de inmediato se unen al informe de gastos del software financiero para posterior aprobación y procesamiento.

Además de ahorrar papel, gastos de envío y reducir el tiempo de captura de la información en ubicaciones distribuidas, otro beneficio del sistema es que recopila y guarda toda la documentación en un repositorio seguro y provee un método que facilita la elaboración de reportes, la conciliación de los datos y la preparación de auditoría, gracias al cotejamiento rápido de la documentación, que se encuentra un formato digital.

“Las aplicaciones para captura distribuida de Lexmark permiten que los procesos de negocios sean más eficientes y sencillos, gracias a que el flujo se inicia directamente desde un dispositivo multifuncional, que digitaliza los documentos y los envía a las aplicaciones ERP de forma instantánea, ahorrando tiempo y dinero, reduciendo errores, y mejorando la eficiencia y gestión”, finalizó la compañía.

Ariadna Cruz

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