Uno de los retos más importantes de la tecnología es analizar los procesos de negocios con el fin de automatizarlos y reducir las tareas repetitivas para aumentar la eficiencia y reducir costos.
Además, la tecnología puede ayudar a enriquecer esos procesos con módulos de personalización que permiten que las necesidades de las organizaciones se atiendan de mejor manera; es así como existen tareas cuya automatización ha impulsado a la empresa a nuevos niveles de desempeño.
Tal es el caso de las soluciones para gestión, administración y monitoreo de flujo de documentos.
Imagine que estamos preparando una Solución de Impresión en nuestro laboratorio; tal vez agreguemos bastante Seguridad y un poco de Gestión para satisfacer las necesidades de un banco, o probablemente agreguemos Administración y Monitoreo a esta mezcla para hacerla más efectiva.
En pocas palabras, hemos diseñamos una Solución de Impresión en donde los ingredientes concuerdan con las necesidades empresariales, dotando a la organización de los beneficios precisos en términos de confianza, eficiencia, y ahorro en costos.
Tales soluciones contienen aplicaciones específicas que satisfacen necesidades en donde las empresas comúnmente requieren más apoyo: Gestión, Administración y Monitoreo.
En el área de Gestión, las organizaciones requieren producir más trabajo en menos tiempo, debido a las condiciones competitivas del mercado. Sin embargo, las empresas continúan dependiendo del papel para enviar o mover información, y por tanto, se encuentran en situaciones similares que incluyen: información desorganizada o extraviada, sistemas lentos o ineficientes para envío de información, aislada o nula infraestructura de comunicación, red colapsada por el envío de documentos hacia múltiples dispositivos, así como formas pre impresas que requieren de actualización periódica y consumen papel.
En cuanto a la administración, son pocas las empresas que realmente conocen cuál es su volumen de impresión, cuántos dispositivos tienen, y qué personal los utiliza. Tal desconocimiento provoca costos enormes en suministros, desperdicio de papel, y gran proliferación de dispositivos.
Observamos además que las empresas tampoco cuentan con un sistema eficiente para monitorear la impresión, por lo que surgen problemas cuando un dispositivo se descompone o presenta fallas; algunos de los síntomas incluyen pérdida de tiempo, responsabilidades dispersas entre los departamentos de tecnología, compras y soporte, costos ocultos en soporte.
Estas necesidades pueden ser resueltas mediante soluciones personalizadas que permitan convertir documentos en versiones digitales para moverlos ágilmente de manera electrónica, con la posibilidad de editarlos e integrarlos a los procesos de negocios.
Los proveedores de servicios de administración de documentos, deben contar con soluciones específicas que le ayuden a las empresas a través de reportes de consumos de impresión, y copiado conocer en donde se genera la utilización del papel. Así mismo tener su ambiente de impresión con monitoreo proactivo de dispositivos en donde le permita visualizar y controla actividades de los usuarios.
Por Valente Plascencia, gerente de soluciones, Lexmark México
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