Cinco reglas para desplegar un sistema de administración de rendimiento

Para administrar una compañía de manera eficaz, los ejecutivos necesitan indicadores de rendimiento. Las aplicaciones de business intelligence (BI) son necesarias para definir y analizar estos indicadores, sin embargo en la actualidad, muchas compañías no siguen un objetivo estratégico claro al momento que se adquieren las herramientas de BI.

En casi todos los casos, el software de BI es utilizado por razones tácticas, por ejemplo, porque un gerente de departamento quiere generar un reporte específico, pero las consideraciones tácticas que son hechas a la medida de las necesidades de un solo departamento llevan a aplicaciones aisladas que no permiten alcanzar el potencial completo de BI. Los reportes individuales son generados y distribuidos a un pequeño círculo de gerentes, pero una visión integral de la situación actual de los negocios de una compañía nunca se materializa.

En lugar de aplicaciones aisladas, lo que las compañías necesitan son sistemas especializados de administración de rendimiento. Estos sistemas le dan la capacidad a las compañías de definir objetivos y monitorear sus logros. Se necesitan indicadores de rendimiento que han sido determinados con un sistema de BI para medir y, en consecuencia, administrar el proceso de negocios.

Ante ello, Information Builders presenta una lista de las cinco reglas más importantes para implementar de manera exitosa un sistema de administración de rendimiento.

Las cinco reglas:

• Regla 1: comprender al usuario. Los usuarios de información corporativa pueden separarse en cuatro categorías: usuarios departamentales, analistas de negocios en contraloría, expertos avanzados a nivel técnico, y los desarrolladores. Con la excepción de estos últimos, nadie quiere pasar mucho tiempo con una herramienta de BI. En consecuencia, la estructura de la información necesita enfocarse a las necesidades de una vasta mayoría de usuarios. Una solución de BI puede ser complementada, de ser necesario, con un reporteo más avanzado, estadísticas, o funcionalidad de simulación. Este enfoque maximiza el número de usuarios potenciales de BI en la compañía.

• Regla 2: minimizar los clicks. Entre menos clicks son necesarios para obtener información, menor es el esfuerzo requerido por los usuarios. Los analistas de negocios, usuarios avanzados, y desarrolladores emplean herramientas relativamente complejas que les permiten examinar indicadores de rendimiento estándar para tendencias y relación de datos. Al instante que se implementa una solución de BI, es importante asegurar que la mayor cantidad posible de usuarios puedan obtener la información que necesitan con no más de dos clicks. Añadir más tarde funcionalidad a una solución que vaya acorde con las necesidades de la mayor cantidad posible de usuarios es mucho más fácil que reducir una aplicación compleja.

• Regla 3: convertir a los usuarios experimentados en productores de información. Los desarrolladores producen la mayor parte de los reportes y análisis que son utilizados por otros usuarios en la compañía. Los usuarios expertos a nivel técnico deben, por lo tanto, asumir un papel adicional a la hora que las peticiones de información comienzan a acumularse. Al ser ya consumidores de información, los usuarios avanzados pueden también utilizar las herramientas de BI para producir información para los usuarios no-técnicos. Al crear esta nueva clase de productores de información, con una visión para los negocios, distribuye el peso de la producción de información entre los usuarios avanzados y los desarrolladores.

• Regla 4: definir con claridad las estrategias corporativas y el sistema de administración de rendimiento. La aseveración del pionero en administración Peter Drucker: “Si no lo puedes mediar, no lo puedes administrar”, es relevante como nunca. Implementar un sistema de administración de rendimiento es indispensable para las compañías modernas.  Esto es más fácil de lograr si la estrategia de negocios es comunicada de forma continua, a través de la red interna de la compañía o durante las juntas generales.  Es mejor si los gerentes explican con exactitud cómo el éxito de la implementación de la estrategia será medido.  Esta claridad motiva a los empleados y les da una oportunidad de influenciar los indicadores de rendimiento y, en consecuencia, ayudar a la compañía a lograr sus metas.

• Regla 5: hacer el BI una decisión ejecutiva estratégica. Para que una inversión en BI tenga un impacto a largo plazo, desplegar un sistema de BI debe de ser una decisión estratégica hecha por el nivel administrativo más alto. El enfoque es hacia la compañía en su totalidad, no sólo las motivaciones tácticas o los deseos de una división específica. Todos los empleados involucrados deben de ser integrados con anterioridad al proceso de selección de la solución, con el fin de asegurar el clima en el cual el software de BI puede ser utilizado para preguntar y responder a las preguntas correctas.

“Los indicadores de rendimiento nos permiten monitorear el logro de los resultados planeados y pasados. Si el usuario requiere de un medio efectivo para administrar el rendimiento de una compañía, necesita saber la situación actual y monitorear de manera continua, al utilizar los indicadores de rendimiento”, explica Miguel Reyes, director general de Information Builders para España, Portugal y México.

Con información de Information Builders, redacción Pymempresario.com

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