¿Cómo sacar provecho de la factura electrónica?

Ya no es una novedad la adopción de la facturación electrónica para los contribuyentes con ingresos mayores a los 4 millones de pesos, muchas PyMEs, incluso las que no alcanzaban ese nivel de facturación, tuvieron que adoptar el sistema para volver más eficientes sus operaciones, por ello es tan importante que elijan la opción que no sólo les ayude a cumplir con la nueva regulación, sino que les permita tomar ventaja de este modelo.

Escoger correctamente a un proveedor de certificación autorizado por el SAT que se encargue de integrar la solución a los sistemas y procesos internos de cada empresa, puede llevar a las compañías productividad, pues las incita a entrar de lleno a la era digital.

Según IDC, durante  2010 y 2011, las aplicaciones para productividad de negocios serán las de mayor demanda, sobre todo si están enfocadas en servicios para la automatización de procesos y la digitalización de documentos, por lo cual estiman no sólo la Factura Electrónica migrará al mundo digital sino también otros documentos, con el fin de mejorar la eficiencia en las empresas, disminuir costos y tiempos de gestión, lo que a su vez se reflejará en la calidad de la relación con proveedores, socios comerciales y clientes.

Para las PyMEs el modelo de facturación electrónica que más les hace sentido es a través de la adquisición de la tercerización, dado que no es necesario realizar grandes inversiones en tecnología, y pueden gozar de los beneficios de contar con un socio de negocios que no solamente las ayude a generar CFD´s sino que las oriente en el proceso para minimizar el impacto en sus operaciones y ajustarse al cambio de forma óptima y rápida.

Fernando Zabal, Director General de Levicom, comentó: “es de suma importancia que las empresas, antes de contratar un servicio de Factura Electrónica, evalúen, de primera instancia, si el proveedor está certificado por el SAT; adicionalmente, que cuente con una oferta integral, así como con soluciones que tengan un valor agregado y, algo muy importante, definir cuáles son las opciones de almacenamiento fiscal que brinda; es necesario contar con un sistema confiable que asegure la información para no preocuparse por el resguardo”.

Entre los requerimientos que el SAT establece para entregar una certificación se encuentra el almacenamiento de las facturas que se emitan o reciban para efectos fiscales a fin de ser preservadas por 5 años, y 10 años por la parte comercial.

Pero Levicom explica que el almacenamiento, más que verlo con una obligación, debe ser aprovechado por sus ventajas, ya que pasar del almacenamiento físico al digital permitirá un mejor manejo de la información y de la seguridad, así como un considerable ahorro de recursos invertidos para resguardo.

En ese sentido la empresa propone llevar la facturación al Cloud Computing, una tendencia que basa aplicaciones en servicios alojados externamente, es decir, que no dependerán del equipo de la empresa, ni de su sistema operativo, pues todo estará alojado en la nube tecnológica y se provee por medio de outsourcing.

“El uso del Cloud Computing puede llevar a una compañía a ser muy competitiva debido a los bajos costos que implica, para su aplicación no es necesario gastar en infraestructura ni pagar licencias o instalaciones, todo se basa en una renta para tener acceso a esta tecnología”, aseguró Zabal.

La propuesta se basa en que los gastos anuales de resguardo de documentos son de más del 30%; esto, no sólo implica gastar en carpetas, cajas, archiveros, sino también en un almacén destinado a la documentación. Y por el lado digital, aun cuando se reduciría el uso de espacio físico, se tendría que ocupar éste en sus servidores, mientras que a través de un proveedor certificado, las organizaciones eliminan espacio físico y digital al dejar todo en manos de un tercero.

Respecto a la seguridad el directivo, afirmó, “resguardar los datos en la nube es la opción más segura, ya que la integridad de los datos no estaría tan sometida a factores externos, es decir, está a salvo de cualquier daño que pudiera sufrir una computadora a causa de un desastre natural o incidente que afecte las instalaciones donde se encuentran los servidores; frente a un contratiempo se podría recuperar la información sin ningún problema”.

Es un hecho que las empresas deben implementar herramientas tecnológicas que les ayuden en su operación. Una organización que utiliza Factura Electrónica nota mejoras de ahorro, tiempo y esfuerzo dedicado al control de documentos fiscales, a través de los cuales puede ser más fácil elaborar resúmenes, generar gráficas, estadísticas, así como realizar de manera inmediata el envío;  esto último de gran importancia para mejorar las relaciones comerciales y su imagen, debido a la ausencia de errores a causa de contar con una gestión automática.

Por otro lado, la reducción de papel que implica el almacenamiento digital de Facturas Electrónicas, está alineado a la responsabilidad ambiental. Los tiempos de las montañas de archivos quedarán en el olvido para dar paso a oficinas sin papel y colaborar en la lucha contra el cambio climático, lo cual es muy reconocido para las entidades que lo aplican.

Son más que claros los beneficios de subirse a la Factura Electrónica, y a través de los diversos modelos existentes, la tecnología está disponible para negocios de todos los tamaños; los límites están en la carencia de información para poder sacar provecho de esta transformación hacia lo digital.

Ariadna Cruz

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