Factura electrónicamente desde Excel

Muchas empresas llevan su facturación a través de Excel y están tan acostumbradas a manejar sus operaciones a través de este sistema que no desean cambiar sus procesos, la buena noticia es que ya está disponible un software que permite la generación de CFDI a través de este programa.

Las compañías que facturan arriba de 4 millones de pesos anuales ya deben estar utilizando la facturación electrónica,  pero muchas micro y pequeñas empresas (MyPEs) aún no adoptan este modelo, sin embargo, expertos aseguran que puede llevarles agilidad y ahorro.

Una de las limitantes en cualquier caso era tener que presupuestar el costo de la solución y modificar sus sistemas para permitir la entrada de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), ante ello la compañía Daysoft se dio a la tarea de desarrollar un software que hiciera sencilla la transición.

Su sistema DIC  (Digital Invoice Component) permite la generación de facturas electrónicas desde Excel o bien desde programas como Aspel o sistemas propios.

En entrevista Hanad Martínez, Gerente de Soluciones de Facturación Electrónica en Daysoft, explicó que el sistema está dirigido a MyPEs que requieren de opciones que no impliquen grandes inversiones, “para ellas es un poco más difícil el cambio de las facturas en papel a la electrónica porque muchas veces tienen un desconocimiento de la parte fiscal por eso hicimos un desarrollo que les fuera sencillo”.

Conscientes de que el uso de Excel es común en el sector, la compañía mexicana optó por realizar su desarrollo basado en este sistema, desde el cual, además de la creación de la factura, es posible realizar el envío automático a los clientes mediante correo electrónico.

Para que el documento generado cumpla con los requisitos específicos del SAT, el sistema DIC contempla la instalación del software de manera remota en un tiempo no mayor a dos horas, además de la inscripción al sistema Buzón e, proveedor autorizado de certificación (PAC) que timbra las facturas para hacerlas válidas.

Cabe señalar que esta herramienta se ofrece en tres versiones:  DIC Básico que permiten emitir CFDIs desde Microsoft Excel; DIC Facturador diseñado para empresas que emiten un número más alto de facturas y facturas multi-items de gran longitud; y DIC Componente que se integra con los sistemas administrativos más comunes sin modificar la configuración, tales como Aspel, Microsoft Dynamics y sistemas propios.

En cuanto a los costos, las soluciones pueden encontrarse desde los 2 mil 800 hasta 5 mil pesos cifra que corresponde a la compra de sistemas especializados que incluyen datos de importación muy específicos o formatos especiales en cuanto a colores y distribución.

“El software es una licencia perpetua lo único que se tiene que pagar anualmente es el acceso al web service del PAC que son 350 pesos anuales más la parte de los timbres que ofrecemos a un costo económico, pues mientras otras empresas los cotizan en 8.90, nosotros los damos a cinco pesos cada uno y duran lo que la empresa necesite”, explicó Martínez.

Finalmente la gerente señaló que muchas MyPEs tienen miedo a la adopción de facturación electrónica por creer que el SAT las va a tener más controladas pero, además de que la creencia es errónea, este sector puede beneficiarse al eliminar el pago de mensajeros, así como de ahorro en papel y mejoras administrativas.

Para conocer más sobre las herramientas de Daysoft y pedir asesoría visita: www.DAYSOFT.com.mx

Ariadna Cruz

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