Cómo evitar la sobrecarga de información

¿Es cierto que existe la sobrecarga de información? ¿Realmente tenemos mucha información? ¿Es esta una carga para nosotros?

David Allen, que es un autor creador del sistema Getting Things Done o GTD, nos dice que si el problema fuera la sobrecarga de información, hubiéramos explotado el primer día que conocimos internet o en cualquier visita a una biblioteca.

Sin embargo, tenemos muchas fuentes de información digital llegando a nosotros a cada momento:

Tenemos correo electrónico, Twitter, Facebook, mensajes de texto, noticias, notas en blogs, feeds RSS, llamadas telefónicas, documentos almacenados en nuestra computadora… y si a esto le agregamos el conocimiento previo que ya tenemos, todo esto resulta complicado de administrar.

La pregunta es: ¿Cómo discriminar, cómo discernir, cómo decidir cuál información es relevante e importante para nosotros?

El problema no es la sobrecarga de información.
El problema no es la sobrecarga. El problema es lo que hacemos con esta información. Desde que la recibimos:

• Cómo la procesamos.
• Cuánto tiempo le dedicamos.
• Cómo sabremos qué acción debemos tomar con esta información.
• Pero sobre todo, cómo sabemos si la acción indicada en este momento.

Algunas personas aconsejan que antes que nada se deben determinar prioridades. Pero cuando tenemos demasiadas fuentes, es casi imposible priorizar.

La realidad es que cuando no sabemos manejar la tecnología, sólo tenemos una actitud reactiva ante ella.

Un ejemplo son los mensajes de texto. La inmensa mayoría, quizá el 99% de los mensajes de texto que recibimos en el celular son irrelevantes.

Pero observemos a cualquier persona cuando recibe un mensaje: se inquieta, quiere ver de qué trata, interrumpe la conversación.

Otro ejemplo son algunos ejecutivos que revisan su email cada 5 minutos.

Si entramos a cualquier oficina parecería que la prioridad de la gente es revisar su correo.

Y te garantizo que prácticamente nadie te va a contratar “para leer y responder email”. Lo que busca cualquier organización es que las personas resuelvan problemas.

¿Qué hacer? Lo primero, eliminar fuentes.
Lo primero que hay que hacer es eliminar lo más que te sea posible las entradas de información qure recibes, en particular de correo electrónico y de redes sociales.

Si utilizas feeds RSS, borra la mitad de ellos. En Facebook, Google+ y Twitter puedes agrupar a tus amigos en grupos, círculos o listas.

Si recibes newsletters en su email, desuscríbete de los que nunca lees.

No revisar email al iniciar el día
El segundo consejo que te daré es nunca revisar el correo al iniciar la jornada. Menos aún Facebook o Twitter.

Te aseguro que si empiezas tu día sin leer el email, concentrándote en temas prioritarios, vas a ser mucho más productivo, te van a surgir muchas más ideas y vas a poder determinar mejor sus prioridades.

Pero sobre todo, no estarás siendo reactivo.

No usar el correo como recordatorio.
Finalmente, procura que tu inbox o bandeja de entrada esté siempre vacía. Puede resultar muy estresante ver una pila de 100 correos sin abrir. Te garantizo que tendrás una sensación de libertad cuando eso sea un hábito.

Como dice Mark Hurst de goodexperience.com, en este mundo digital no hay que buscar la información sino que es la información la que nos va a encontrar a nosotros. Y es que, si tenemos demasiadas fuentes, es como si no tuviéramos ninguna.

Gustavo Arizpe, director de Área Estratégica

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