Cómo gestionar correctamente su información

El proceso natural de todo negocio genera información de gran valor para las empresas, sin embargo, pocas son las que gestionan correctamente un proceso adecuado para identificar, documentar y controlar  aquellos datos clasificados, los cuales de acuerdo a la Ley Federal de Protección de Datos Personales es necesario resguardar, físicamente o en formato digital.

Uno de los grandes problemas en las empresas o mejor dicho “la piedra en el Zapato”, como lo indica Jorge Micelli; director Comercial de Ricoh en México es la falta de visión sobre la información generada por las compañías y principalmente las PyMEs, las cuales no observan  sus datos como un activo importante, porque muchas tiene carácter legal, transaccional o de procesos internos, por ello es necesario  seguir los siguientes pasos a fin de establecer un cause  adecuado de gestión.

1.- Identificar la información importante para la organización de acuerdo a prioridades y clasificarla.

2.-Gestionar la información mediante un flujo de trabajo, es decir, una vez generada, revisada y aprobada, dónde deberá resguardarse y quien será el responsable, que en otros términos es Control y Reporte.

Respecto al manejo de la información en papel, el directivo menciona que hoy el principal  problema es el almacenamiento y el costo que esto genera; mientras que la información digital debe gestionarse de forma ordenada y clara, a fin de siempre estar disponible, porque ante grandes volúmenes  el problema es encontrarla, pues siempre debe estar Integra, Segura y Disponible.

Micelli también agrego que un buen manejo de la información en las empresas evita costos monetarios, así como  ahorro de tiempo respecto a los empleados, lo cual se traduce en un efectivo servicio a los clientes y… en asuntos legales eliminar sanciones o multas.

Fernando Heredia

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