Tres pasos básicos para ahorrar tiempo

Uno de los problemas más importantes para cualquier empresa es la gestión del tiempo, o mejor dicho, el cómo gestionar de manera eficiente el tiempo disponible de cada trabajador.


 

Este problema cobra una nueva dimensión si nos referimos a Pequeñas y Medianas Empresas. Las PyMEs, en muchas ocasiones, no disponen ni del personal ni de los recursos apropiados para gestionar todo el volumen de trabajo que reciben. Esto puede acarrear que  en ocasiones, queden cosas pendientes o que, incluso,  algunos proyectos queden olvidados en un cajón de la oficina.

Este problema tiene muchas posibles soluciones que le harán redefinir una multitud de procesos internos de su organización. A continuación le daremos algunas claves para intentar ganar tiempo de una manera eficiente y económica.

1.- Analice y detecte qué procesos cotidianos le hacen perder mucho tiempo. Existen multitud de asuntos diarios que requieren de su atención pero que a la vez le hacen emplear mucho tiempo en gestionarlos. La organización de sus documentos es uno de ellos.

Actualmente, muchas PyMEs  optan por el outsourcing de almacenamiento de información, contratando una empresa que se encargue de la gestión de documentos gana en productividad. Estas empresas gestionan todos sus documentos de una manera profesional y segura garantizando al mismo tiempo que usted tenga un acceso rápido y fácil.

2.– Intente modernizar sus sistemas. En ocasiones, se hace muy difícil implementar nuevos y más modernos sistemas en una organización por culpa del costo que supone en términos económicos y de productividad. Pero, párese a pensar un momento, sólo el hecho de estar usando un software de seguimiento de ventas que no esta actualizado puede acarrear que usted y sus trabajadores tengas problemas diarios que no le dejen centrarse en las cuestiones esenciales de su negocio.

3.- Hoy en día, toda empresa debe contar con una cultura organizacional. Esta debe estar compuesta por los valores de la empresa. En muchos casos esa cultura marca la diferencia y ayuda a crear una ventaja competitiva frente a la competencia.

La cultura organizacional de una compañía se compone de elementos  tangibles e intangibles que juntos  forman la identidad de la empresa. Esta se basa es los comportamientos, la manera de pensar de los empleados y las normas que han de seguir.

Las empresas que implementan este tipo de cultura también suelen contar con las aportaciones de todos los empleados y animan a éstos a usar su iniciativa en vez de imponer reglas desde arriba.

Esta idea de cultura empresarial hace que todos en la empresa estén más comprometidos con los objetivos de la empresa, en definitiva, que suba la productividad.

Alejandro Gómez Fernández, con información de  Iron Mountain.

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