La nómina, mucho más que sólo pagar

Por Sergio Morilo, Director de Servicios TOTVS Norte de América Latina

Una de las áreas críticas en una PyME es siempre el sistema de nómina, ya que es de alguna manera el núcleo que une a varios de los departamentos estratégicos. Es por ello que vale la pena revisar algunas de sus realidades y las mejores prácticas que ayudan a un emprendedor a ser exitoso en un tema tan trascendental.

El manejo de la nómina debe ser tratado como una función administrativa, no como una función de gestión de capital humano. Algunas empresas se equivocan justo en eso, solicitando a la persona responsable de RRHH la administración de la nómina, sus cálculos y configuración.

 

Es importante considerar que si la PyME tiene un gestor de personas, responsable por cuidar el capital humano de la empresa, esa persona no debería ser responsable también por calcular la nómina, ya que no se trata de una actividad que deba ser realizada por el equipo administrativo / financiero.

 

Otro error común es cargar la actividad de hacer cálculos de valores de bono, comisiones y destajos al mismo departamento que hace el cálculo de la nómina. Dicho departamento sólo debe recibir los datos para alimentar el sistema de realización de pago.

 

Para contrarrestar todo esto, existen varias herramientas que pueden facilitar la operación de la nómina:

 

·         La primera, y más obvia, es utilizar un buen sistema para su cálculo; es decir, uno que permita configurar los cálculos de acuerdo a lo que el gestor administrativo considere. Normalmente un sistema tiene un estándar de operación, con cálculos previamente configurados, pero debe permitir cambios en los procesos, conceptos y fórmulas para adaptarlos a la empresa.

 

·         Implementar un sistema de portal de nómina, presente en algunas soluciones de mercado. Con su utilización se obtienen ventajas como: el empleado obtiene información en línea de sus cálculos, recibos, vacaciones, permisos y deja de generar solicitudes a las personas que operan la nómina. Esto puede transformar dos cosas: el departamento puede buscar mecánicas para cambiar las fórmulas, buscar ahorros, cambiar la operación; por otro lado, el empleado se vuelve más “auto-suficiente” en relación a la búsqueda de información referente a sus datos de nómina. Y un personal satisfecho es siempre una ventaja competitiva.

 

·         Dejar de imprimir recibos de nómina: buscar que el sistema pueda enviar los recibos por correo electrónico a los empleados. Eso ahorra en consumo de papel y también en la logística de entrega/distribución. En caso de que el empleado no tenga un correo de la empresa, la sugerencia es que se disponga una computadora “pública”, tipo quiosco, para que el empleado pueda ingresar al portal e imprimirlos, así como constancias y detalles de su relación laboral. Nuevamente, es importante dar autonomía a los empleados, para que puedan gestionar mejor sus solicitudes y percibir más transparencia de la empresa hacia sus datos y valores.

 

La transición entre la forma tradicional y las recomendaciones antes expuestas no es un salto tan grande como parece. El primer paso es la implementación de un buen sistema de cálculo de nómina, que cuente con los conceptos comentados. Durante la implementación, la Pyme debe comunicar esto a los empleados de una forma muy clara y haciendo evidente que dichos cambios buscan: seguridad y agilidad en la entrega de la información, calidad en la atención al empleado, transparencia y modernidad. Es importante “vender” ese cambio como uno que busca traer más velocidad y dinamismo a la operación y que es necesario para ganar desempeño en el mundo de los negocios de hoy.

 

Otro importante punto a considerar es que hay información que debe llegar de otras áreas de la empresa y son variables importantes para los cálculos de la nómina: destajos por producción, bonos por entrega de metas y/o puntualidad, comisiones por ventas y/o entregas. Es imprescindible que dicha información sea entregada al departamento administrativo-financiero ya calculada para que solamente sea alimentada en el sistema de nóminas, para su correcto pago y cálculo.

 

La agilidad en el procesamiento de la nómina, la transparencia de su propia información hacia los empleados (días derecho, asistencias, ausencias, vacaciones) son solamente algunas de las ventajas. Vale la pena intentar el cambio que traerá además la posibilidad de obtener información gerencial que permitirá a la PyME, eventualmente, buscar la mejor forma de invertir recursos financieros para mejorar la calidad de los recursos humanos.