El ABC en la planeación de un presupuesto

Un presupuesto va más allá de tener en mente los números que una empresa necesita para poder operar sus distintos procesos, pues permite tener un mejor control en la organización, poder anticipar retos o actuar ante problemas.

Endevaor y PwC explican que un presupuesto es un plan de acción enfocado a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe alcanzarse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control Financiero de la organización, denominado “control presupuestario”, el cual es el proceso de revisar qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con los datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o corregir las diferencias.

Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización ayudando a minimizar el riesgo y mantener las operaciones en límites razonables, sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa,  y como guías durante la ejecución de programas.

Su objetivo es planear los resultados de la empresa en dinero y volúmenes;  Controlar el manejo de ingresos y egresos; Coordinar y relacionar las actividades; y Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

De acuerdo con sus características los presupuestos se dividen en:

Rígidos: son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad, y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa.

Flexibles: son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad, y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna por ser dinámicos; sin embargo, en ocasiones resultan complicados y costosos

A corto plazo: son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.

A largo plazo: este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que generalmente adoptan grandes estados y grandes empresas.

Operación o económicos: tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el período siguiente al cual se elaboran, y su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar el presupuesto de ventas, de producción,  de compras, de costos y de flujo de efectivo.

Financieros: en estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance, es decir el de tesorería o de flujo de fondos que se utiliza para prever los recursos monetarios que la empresa necesita para desarrollar sus operaciones; y el de erogaciones capitalizables, el que controla las inversiones en activos de larga duración.

Cuando se desarrolla un presupuesto se debe poner especial atención en algunos puntos para evitar que el mismo fracase, por ejemplo se deben organizar los recursos financieros, establecer bases de operación sólidas, evitar estudiar únicamente las cifras convencionales sin considerar los antecedentes y las causas de los resultados, fomentar un buen sistema contable que genere confianza y seguir las políticas de la organización.

Pymempresario con información de Endevaor y PwC

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