La contabilidad es el arte de analizar la situación financiera de una empresa a través de sus ventas, compras y gastos generales, es importante tener más un asesor financiero que un contador, el primero genera una estrategia, el segundo reporta gastos ¿tú qué tipo experto contable tienes en la empresa?
Cuando emprendemos un proyecto o montamos un negocio, es imprescindible aprender a llevar la contabilidad, esto no sólo nos permitirá tener un mayor y mejor control de las operaciones, sino que también ayuda a ahorrar y evitar eventos impositivos ante inspecciones del fisco.
En el libro Principios de Contabilidad de: Harry A. Finney y Herbet E Miller, nos explican ¿Por qué llevar la contabilidad de un negocio? y lo básico para hacerlo. Tenido entonces qué:
Es necesario llevar la contabilidad de un negocio, pues nos permite seguir el rastro y verificar todas las compras y ventas realizadas, de manera ordenada y legal, y también proyectar a futuro el crecimiento del negocio, así como su categorización a partir de los ingresos e inversiones.
Este punto es de vital importancia, puesto que en la mayoría de los países los comercios se ubican en determinadas categorías a partir de su rubro y nivel de ingresos. Ello determina los impuestos que tienen que pagar, así como las exenciones y beneficios.
Cada empresa o negocio determina su propio sistema contable, a partir de su disponibilidad o de su practicidad. Si bien lo ideal es dejar que la contabilidad quede a cargo de un profesional del tema, bien podemos llevarla nosotros mismos.
Hay quienes prefieren llevarla en papel, con cuadernos y carpetas, y quienes optan por utilizar un sistema informático, con software especializado. En el primer caso es conveniente llevar cuadernos independientes para las diversas áreas, o bien categorizar los contenidos en carpetas de colores, bien señaladas, un sistema informático simplifica todo este procedimiento; puedes hallar uno a tu medida con gran facilidad.
Una vez dado de alta el negocio, con todo y su facturación lista, puedes llevar la contabilidad muy fácilmente.
1.-Tener un control de todas las ventas del día para conocer los ingresos diarios.
2.-Llevar la cuenta de todos los gastos, como compras a proveedores, rentas, consumo de servicios y demás; esto irá en la parte de egresos.
3.-Al final de cada día puedes hacer un balance, o de cada semana.
Así, el último día hábil del mes puedes hacer el balance general entre ingresos y egresos, llevando registro de las facturas o tickets emitidos, para contrastarlos fácilmente si fuera de necesidad.
Otros detalles que puedes llevar en la contabilidad es el inventario de productos e insumos. Para ello, puedes seguir el modelo de ingresos y egresos de dinero: anotas la cantidad ingresada (comprada) de cada producto y, en la columna conjunta anotas la cantidad de ese producto que va siendo vendido (también el que estuviera defectuoso). Así, a simple vista puedes saber cuántas unidades te quedan de cada cosa.
Otro informe es el control en los servicios que estamos utilizando, tales como los recibos del agua, de la luz, del teléfono, entre otros. Si hay personal a cargo, no debemos olvidar contar con las planillas en orden para los pagos correspondientes, al igual que los seguros por accidente.
Por último, ten siempre a mano dinero para la “caja chica” en caso de que tengamos que comprar algo de emergencia o de alta prioridad, además de hacer pagos con cheques a los proveedores para no manejar mucho efectivo dentro del local.
Adriana Maass
