Los procedimientos no se discuten, se cumplen

implementacion-procesos-pymesCuando las reglas o procedimientos  son claros desde un inicio, la estructura operacional de  toda empresa  permite que el comportamiento de los empleados sea el adecuado, convirtiéndose  en cultura  al interior de la compañía y  proyectando  una imagen empresarial.

Sin embargo, no siempre es así, conforme la empresa crece es necesario establecer reglas y normas que antes no se tenían, incluso cuando las leyes cambian hay que modificar algunas normas dentro de las empresas, pero ¿cómo hacer para implementar una nueva normatividad?

Cuando las políticas y procedimientos realmente abordan las necesidades genuinas dentro de una empresa, impulsan  que los empleados estén dispuestos a  implementarlos sin ninguna  objeción, ya que contribuyen a la eficacia operacional y le dan una mayor credibilidad al negocio.

Para implementar políticas y procedimientos según Dejan Kosutic, profesional asociado en continuidad del negocio y Auditor principal de la norma ISO 9001; es necesaria la capacitación y concienciación de sus empleados.

“un enfoque sistemático para la implementación es básica, el documento no es un fin en sí mismo; es solamente una herramienta para hacer que las actividades y procesos se ejecuten.”

La mayoría de los empleados están cansados de los cambios permanentes y, seguramente, no recibirán con los brazos abiertos una nueva modificación,  especialmente si implica más trabajo para ellos. Por lo tanto, es muy importante explicarles por qué es necesaria esta política o procedimiento, por qué es bueno no solamente para la empresa sino también para ellos mismos.

Sería incorrecto asumir que todos poseen las habilidades y conocimientos para implementar nuevas actividades. Para quienes conocen del tema  puede parecer sencillo y evidente, pero para ellos puede asemejarse a una cirugía cerebral.

El fin de la historia no es la implementación de la política o procedimiento, también es necesario mantenerlo, alguien debe velar por que este documento sea actualizado y mejorado, en caso contrario, nadie lo seguirá teniendo en cuenta, alguien debe evaluar si este documento ha logrado su objetivo; si hay departamento de recursos humanos ellos se encargarán de no ser así probablemente tenga que ser el mismo empresario, quien cumpla esta función.

Lo que se necesita es un enfoque sistemático para la implementación, el documento no es un fin en sí mismo; es solamente una herramienta para hacer que las actividades y procesos se ejecuten sin problemas.

Adriana Maass

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