Las lluvias intensas que hemos visto en las últimas semanas en prácticamente todo el país nos han recordado las consecuencias que los desastres naturales acarrean y cómo este tipo de fenómenos puede impactar la economía o las operaciones de un negocio.
Si a esto le sumamos que una pequeña empresa, al igual que cualquier organización, está también expuesta a sufrir apagones o errores de sistemas, vale la pena preguntarnos si realmente nuestra empresa está preparada frente a una eventualidad así o qué plan de contingencia tenemos.
Cuando hablo de este tema con clientes del segmento PyME, muchos me dicen que no tienen tiempo o recursos y que más adelante lo van a considerar, que lo más importante es la operación y yo les pregunto: ¿cuánto tiempo podría sobrevivir el negocio sin luz?, ¿qué pasaría en caso de una inundación o terremoto? Prevenir es también parte del negocio, es una parte clave y más si tomamos en cuenta que en este país las PyMEs conforman la mayor parte de las empresas y muchas de ellas son proveedores o socios de grandes organizaciones, lo que las convierte en un eslabón trascendental de la cadena económica.
Por ello, es importante que no dejen esto para más tarde y que tomen acciones para proteger su información y mantener la continuidad del negocio; incluso, en situaciones de riesgo pues el no hacerlo puede implicar desde pérdida de clientes, daño a la marca o reputación y mayores gastos o hasta una reducción en los ingresos.
Según un estudio de Symantec, 74% de las PyMEs a nivel global no cuenta con ningún plan establecido para manejar un desastre que potencialmente podría afectar su negocio y el porcentaje para México es similar, así que por ello me gustaría compartir cuatro consejos que pueden ayudar a los PyMEmpresarios y emprendedores a delinear un buen plan de recuperación ante desastres:
- Entender qué tiene y qué necesita. Se debe realizar un inventario de todos los recursos existentes, evaluar todo el software que está utilizando, especialmente las aplicaciones críticas de negocio y bases de datos que permiten realizar operaciones básicas. Asimismo, considerar el personal mínimo que se requiere para mantener todo funcionando.
- Crear un plan específico. Una vez evaluado el estado actual, la empresa estará lista para determinar qué debe hacerse y cuándo debe hacerse, con la idea de completar su plan, mismo que debe considerar un plazo de un año durante el cual debe establecer un presupuesto para acciones específicas y definidas, fijar objetivos de tiempos de recuperación y prepararse para desastres de más largo plazo. Al crear el plan, es importante que participen las distintas áreas de la empresa y aprovechen las herramientas adecuadas; así, cuando enfrente algún problema o imprevisto, no formará parte de las empresas que nunca se recupera (43% según el mismo estudio).
- Hacerlo realidad. Tener un plan es algo bueno, pero sólo es efectivo si realmente se implementa. La recomendación es utilizar todos los recursos que tenga a disposición para establecer su plan de recuperación ante desastres. Es posible que para implementarlo se requiera de personal adicional o de un proveedor de confianza, pero no lo piense dos veces: ésta puede ser la mejor inversión que haya hecho en toda la vida de su empresa.
- Mantener el plan actualizado. Se recomienda probar los distintos componentes del plan en forma periódica (al menos una vez al año), incluyendo la capacidad de recuperar información y aplicaciones. Además, se sugiere automatizar la mayor cantidad posible de procesos apoyándose con tecnologías como pueden ser la virtualización, el cómputo en la nube o la movilidad, que pueden aportar beneficios y fortalecer el plan.
Algo clave en todo plan de recuperación ante desastres es simplemente ponerlo en marcha. Aunque el panorama parezca laborioso, la clave está en tomar acción de forma metódica, avanzando poco a poco y con objetivos razonables y medibles. Para los interesados, Symantec cuenta con promociones y apoyos especiales, a través de sus socios de negocio, para ayudar a las empresas en la implementación de su estrategia de recuperación de desastres.
En otras palabras, lo ideal es que un desastre no sea el fin del mundo para su negocio, así que lo aconsejable es empezar hoy para no pagar las consecuencias después.
Argelia Acuña, Gerente de Ventas en Symantec para el segmento PyME y Comercial en México
