Buenas prácticas de colaboración en las PyMEs

tecnologiaEn estos tiempos de dificultades y dado que las PyMEs se esfuerzan por mejorar el rendimiento y alcanzar mejores resultados de negocio, muchas se están dando cuenta de que deben cambiar su forma de trabajar.

Los equipos y los individuos necesitan herramientas que ayuden a trabajar más eficazmente con los contenidos digitales y que permitan mejorar la colaboración entre ellos, ya sea estando en la misma oficina o estando a muchos kilómetros de distancia. Las herramientas tradicionales como el correo electrónico y la mensajería instantánea ya no son suficientes para adaptarse a un mercado global con un nivel elevado de interconexión. 

En el mundo global y digital el trabajo en equipo efectivo requiere de un soporte que enriquezca la colaboración remota.

¿Por qué las PyMEs deberían preocuparse por la colaboración remota?

La investigación muestra que las empresas pueden lograr mejoras significativas en sus resultados con una estrategia de colaboración que incluya un buen equilibrio entre la incorporación de nuevas tecnologías y la implementación de procesos y mejora de las prácticas de uso.

La reducción de los gastos, el aumento de la innovación, el menor riesgo de negocio y la mejora de calidad son sólo algunos de los beneficios tangibles que transmiten las empresas que han implementado nuevas tecnologías de colaboración y las han apoyado con recursos para mejorar su uso.

El estudio mostró que existe una escala con diferentes grados respecto a la forma en que las empresas afrontan la colaboración. Se pidió a los representantes de las empresas que explicaran qué herramientas utilizan y con qué tipo de prácticas. En base a la forma en que respondieron, se pudieron distinguir hasta cinco etapas.

– Inexistente: No existe una estrategia definida respecto a la colaboración entre el personal de la organización y la presencia de tecnología es inexistente o reducida.

“Reducción gastos, innovación y mejor calidad son algunos de los beneficios en las empresas que han implementado nuevas tecnologías de colaboración”

No integrada: Se han implementado herramientas colaborativas básicas pero éstas no han sido integradas y no se ha establecido una estrategia de colaboración corporativa.

Integrada: Se han implementado tecnologías de la colaboración pero estas sólo son accesibles a un número limitado de usuarios y las soluciones no se han reforzado con formación ni establecimiento de procesos.

Colaborativa: La colaboración está reforzada con soluciones integradas, formación y procesos pero las soluciones propuestas no están desplegadas en toda la organización.

Optimizada: El entorno colaborativo es global en la empresa y se han implementado procesos, servicios y soluciones.

El 76% de las pequeñas y medianas empresas se encuentran englobadas en las dos primeras categorías. Sólo en 25% tienen soluciones diseñadas para reforzar la colaboración. El estudio muestra que estas organizaciones no han adoptado prácticas colaborativas estructuradas y que no han invertido en tecnología. Como resultado están perdiendo la oportunidad que proporciona una colaboración efectiva. Las pequeñas y medianas empresas que alcanzaron los niveles más altos de rentabilidad obtuvieron grandes beneficios de la mejora en sus prácticas de colaboración.

Podría pensarse que simplemente hay una correlación directa entre el nivel de inversión y nivel de beneficio. Sin embargo a medida que subimos en la escala del grado de integración de la colaboración en la empresa, la percepción de cumplimiento de las expectativas mejora sensiblemente. En las empresas que se encuentran en la parte superior de la escala (Integrada, Colaborativa y Optimizada, el 75% opina que los resultados superan la expectativa inicial. En cambio la mayoría de las empresas que están en la parte inferior de la escala (Inexistente o No integrada) obtienen resultados peores de los esperados.

Los participantes en el estudio con mayores niveles de implementación de herramientas para la colaboración valoran entre 1,5 y 5 veces mejor el impacto que ésta tiene en diferentes aspectos del negocio tales como la disminución de los gastos de desplazamiento, la diminución de riesgos y la mejora de relación con el cliente. Estas son las áreas detectadas con un impacto mayor.

– Capacidad de innovación (5 veces más)

–  Reducción de costes y defectos en los procesos de trabajo (2 veces)

– Mejora de la productividad de los equipos (1.8 veces)

–  Mejora en la resolución de problemas (1.5 veces)

Manuel Ballester

Socio Director Área de Consultoría, Auren

Vicepresidente Academia Mexicana Ciencia Sistemas

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