10 prácticas para hacer exitoso un proceso

procesoAnte el contexto actual donde los avances y transformaciones surgen día tras día, permanecer preparados resulta crucial para reaccionar de manera inmediata ante cualquier evento y, de esta manera, tener la capacidad de brindar las respuestas adecuadas al cliente. 

Para hacer frente a esta evolución existen diversos puntos a considerar: contar con un amplio conocimiento del mercado, estar al tanto de lo que ocurre en el negocio, poseer la capacitación necesaria para desempeñar los roles designados; pero sobretodo, una implementación de procesos exitosa, elemento fundamental que se debe tomar en cuenta para sobresalir en un mercado que se va tornando altamente competitivo.

Un proceso es la forma que se utiliza dentro del negocio para estandarizar la ejecución de actividades con un objetivo determinado y plenamente definido. Dado que existen procesos en todos los niveles dentro de una empresa, su importancia radica en que implementados adecuadamente, pueden generar un alto grado de eficiencia y credibilidad, además de garantizar el cumplimiento de normas y requerimientos del negocio, así como mejorar las capacidades humanas y de infraestructura en la ejecución.

Pese a su importancia, en muchas ocasiones no se percibe el alcance que los procesos pueden llegar a tener, dando por sentado que no necesitan mejorarse aunque se presenten errores, sin considerar el impacto que un cambio apropiado puede generar directamente en los resultados de toda área o de la organización al lograr beneficios constantes, reduciendo la cantidad de errores y asegurándose que su aprovechamiento sea el óptimo.

Resulta sustancial señalar que existen diversos factores los cuales pueden ayudar a que las actividades se realicen de mejor forma, por esto, menciono las 10 Mejores Prácticas que deben existir para que un proceso sea exitoso:

1) Comprender la visión, las metas y la estrategia de la empresa. Todas las áreas deben pugnar por cumplir los objetivos de la organización, por lo que es importante conocer qué pretende y a dónde quiere llegar.

2) Establecer las metas propias. Es fundamental conocer la dirección que seguirán los esfuerzos que cada área, de esta manera, dicha área se posicionará como un elemento de valor en las estrategias organizacionales.

3) Definir el propósito del proceso. Para qué sirve, qué necesidades va a satisfacer, y cuáles son los objetivos a cumplir para las actividades, siempre justificado en el cumplimiento de las metas.

“La ejecución de procesos involucra de igual forma a las personas y todo lo que ellos requieran”

4) Determinar los lineamientos a seguir por los procesos. Para esto se deben tomar en cuenta las políticas o reglas a cumplir en aspectos de Gobernabilidad, considerando tanto las metas del negocio.

5) Asignar un dueño del proceso. Este punto debe resaltarse, ya que esta persona será el responsable de confirmar que se cumplan cabalmente las responsabilidades; así como de verificar las mejoras a realizarse y las métricas que se vayan generando.

6) Definir las partes interesadas dentro del proceso. Aquí se deben considerar tanto los participantes, como los beneficiados del mismo, pues la retroalimentación del proceso resulta primordial al momento de establecer mejoras o corregir errores.

7) Especificar las actividades particulares de cada proceso. Es importante señalar que por cada una de éstas se debe realizar un modelo RACI que ayude en la ubicación de responsabilidades, es decir, determinar un Responsable de la actividad (R), un Accountable o responsable final que posea la autoridad final de las decisiones (A), un Consultado o experto  que proporcione información de utilidad (C), y un Informado (I) que sea el que recibe la información respecto a la ejecución y calidad.

8) Señalar las interfaces existentes con otros procesos. Dado que un proceso no trabaja aislado, éste siempre dependerá de los resultados de otros para realizar sus actividades, y algunos más dependen de los resultados que él pueda generar.

9) Señalar los indicadores de desempeño.  Es importante recordar que todo proceso debe ser siempre medible para saber si cumple con los 4 indicadores principales de su ejecución: eficiencia, efectividad, valor y calidad.

10) Buscar siempre la mejora del proceso. Aquí se toman en cuenta las métricas  y evaluaciones obtenidas de los 4 indicadores, además de los cambios que pueda requerir o tener el negocio, siempre encaminados a optimizar su eficiencia.

Pese a todo, cabe resaltar que estas Mejores Prácticas no funcionan de forma aislada, la ejecución de procesos involucra de igual forma a las personas y todo lo que ellos requieran, la capacitación del personal, así como la tecnología, es decir, las herramientas que brindan apoyo a los profesionales para mejorar la eficiencia de los procesos, deben siempre tomarse en consideración al implementarlos.

Por Raúl Díaz Lomelí, Consultor de Pink Elephant

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