Tips para equilibrar mejor la carga de trabajo

trabajo equitativoTrabajar en una microempresa puede resultar todo un reto, pues a menudo se requiere de hacer un trabajo para el cual no estamos capacitados, pero simplemente se tiene que hacer, por eso es indispensable distribuir el trabajo de forma correcta, ya que de otra manera una sola persona trabaja de más.

Elizabeth Saunders  en un artículo publicado en la Harward Business Review  habla sobre querer controlarlo todo en el trabajo titulado ‘How Office Control Freaks Can Learn to Let Go’, en el que habla de cómo dejar de controlar los detalles cuando tienes varias responsabilidades.

“Cuando las peticiones son razonables, justas, sencillas, claras y consecuentes, existe una satisfacción recíproca entre el líder y el equipo, Sun Tzu.”

Aquí cuatro pasos para poner este cambio de mentalidad en acción, además de lograr un mayor sentido de paz y control, y la autonomía de los que te rodean:

1. Evaluar cuidadosamente lo que sólo tú puedes hacer.- Si sigues teniendo responsabilidades añadidas a tu cargo – como más personas para gestionar o más proyectos para supervisar – te llegará la sobrecarga, a menos que estuvieras trabajando previamente por debajo de tu capacidad.

2. Diferir pronto y con frecuencia.-  Diferir es diferente a delegar. Delegar es dar el trabajo a alguien, quedando fuera de tu responsabilidad personal; diferir incorpora delegar, y también implica pasar las actividades a la persona o personas apropiadas, antes de que la tarea llegue a tu lista de tareas pendientes. Para ello es necesario desviar las tareas aleatorias que realmente deben ir a parar a otra persona – incluso cuando te dicen ¿podrías ayudarme?

3. Crear sistemas de seguimiento simples – y confiar en ellos. -Cuando has delegado o diferido temas de los que tú tienes la responsabilidad de los resultados, contar con sistemas de seguimiento juega un papel fundamental en tu capacidad para estar segura/o de que el trabajo se haga bien. Para asegurarte de que esto sucede, tienes que tener dos elementos en cuenta:

a)      un seguimiento consistente para saber cuáles son las actividades pendientes de tus proyectos actuales.

b)      una rutina consistente para su verificación.

4. Resistir tomando de nuevo el control.- Una vez que empiezas a dejar de lado el control, inevitablemente, habrá un momento en el que algo no se hará de la manera que tú prefieres. Tu reacción instintiva te llevará a culparte por soltar – “¿Por qué tuve que dejar que nadie más haga esto?” – que normalmente se manifiesta en la superficie como ira o frustración con los demás. Pero en vez de poner inmediatamente la tarea de nuevo en tu agenda, transforma esta situación en una oportunidad para el aprendizaje.

Pero ¿cómo planificar mi empresa?, para esto se deben considerar los siguientes pasos:

a) Examinar el objetivo.

b) Determinar ” qué hacer ” para cumplir el objetivo.

c) Identificar los medios para desarrollar esas actividades.

d) Ubicar en el tiempo las distintas actividades programadas.

e) Asignar responsables para cada actividad.

En estos pasos se debe considerar las actividades organizadas de acuerdo con las áreas funcionales de la empresa, si es una actividad nueva asignarla al departamento más involucrado.

La organización, es el arreglo ordenado de los recursos y funciones que se estiman necesarias para cumplir el objetivo. Así que desde el momento en que conocemos que las personas van a trabajar en equipo para alcanzar un fin común, desee el momento que nos proponemos encontrar la forma más eficaz de hacerlo.

La organización tiene que ver con el trabajo a realizarse, quien organiza debe tener en cuenta el personal que dispone y lo que sabe hacer.

Una buena organización ayuda a lograr el o los objetivos.

• A llevar adelante el trabajo.

• A mantener los medios a su disposición.

• A mantener los esfuerzos dentro de los límites normales.

• A incrementar la compresión y comunicación entre los integrantes de la empresa.

• A aumentar el interés de los empleados por la labor que tienen que ejecutar.

Para organizar la empresa debemos:

1. Conocer el objetivo de la empresa.

2. Dividir el trabajo en operaciones parciales (actividades)

3. Agrupar las actividades en unidades prácticas.

4. Definir para la actividad, la obligación y quien la ejecuta (delegar la autoridad)

Siguiendo éstos pasos seguramente tanto tú como las personas que trabajan contigo se sentirán mucho más contentos de ser un equipo en toda la extensión de la palabra.

Adriana Maass

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