5 recomendaciones para reuniones productivas y divertidas

reuniones productivasEs fácil hacer que incluso la reunión de negocios más rutinaria sea menos estresante y más productiva. Las reuniones deben ser un momento de trabajo en equipo, de compartir ideas, de aprender y de descubrir soluciones a problemas comunes en el trabajo. Para que las reuniones sean más interesantes, tiene sentido mantenerlas divertidas pero con un propósito claro. Aquí cinco recomendaciones que hace Yara Brom, Psicóloga experta en manejo de tiempo.

“Ajústate al tiempo de la reunión, limita tu reunión a una hora o menos para que los empleados ocupados rápidamente puedan volver a sus puestos y actuar inmediatamente en sus funciones.”

1 Celebrar reuniones con propósito.- Establece un tema y propósito de la reunión. Una de las mayores quejas de las personas en el lugar de trabajo es que las reuniones son una pérdida de tiempo y que se dedica a hablar de cosas sin sentido. Establecer un tema y propósito sienta las bases para los asistentes a la reunión y elimina el “miedo” que a menudo precede a una invitación a una reunión. Por ejemplo, un tema de la reunión podría ser la política corporativa del código de vestimenta; la reunión podría incluir un breve desfile de moda con empleados voluntarios. Céntrate en el objetivo pero que sea ligera y divertida al mismo tiempo.

2 Respeta el tiempo de todos al ser puntual.- Ajústate al tiempo de la reunión. Limita tu reunión a una hora o menos para que los empleados ocupados rápidamente puedan volver a sus puestos y actuar inmediatamente en sus funciones. Permite una breve presentación y un poco de tiempo para la discusión de ideas, pero no permitas que los temas no relacionados ocupen el resto del tiempo del grupo. Ten respeto por todos los asistentes celebrando la reunión a tiempo y acaba con ella como estaba previsto. Esto les dará a los asistentes la impresión de que te preocupas por su tiempo.

3 Fomenta el diálogo de los asistentes a la reunión.- Anima a las personas para que hablen en la reunión. Una reunión del equipo no será productiva (o divertida) si eres el único que habla. Estructura tu reunión para que otros tengan la oportunidad de compartir información, hacer preguntas pertinentes y ofrecer retroalimentación. Esto le da a todos la oportunidad de participar en la reunión, lo que hace una experiencia más agradable. Algunas de las mejores ideas pueden ocurrir durante las reuniones que apoyan un intercambio de ideas activo de todos los participantes. Además, esto demuestra valor para todos los empleados en todos los niveles.

4 Lleva a cabo una actividad divertida de construcción de equipo.- Lleva a cabo una actividad de construcción de equipo, ya que puede hacer las reuniones más agradables. Las actividades pueden incluir rompecabezas, juegos de oficina o actividades al aire libre, todo lo cual permitirá a los miembros del equipo aprender más unos de otros y cómo trabajar entre sí. Prueba con un juego de bolos en el pasillo, bingo en lugar de trabajo o sillas musicales de cubículos. Busca la guía del departamento de recursos humanos para las ideas de actividades de construcción de equipo o consigue un consultor para que lo facilite. Encontrarás que las reuniones son más activas y producen resultados favorables.

5 Fija metas y crea un concurso.- Establece un objetivo y crea una competencia amistosa. Tener una reunión sin fijar un objetivo no tiene sentido. Durante cada sesión, pregúntale a los miembros del equipo qué objetivo debe ser alcanzado en el momento de la próxima reunión, a continuación, establece un poco de competencia amistosa y asigna equipos para alcanzar estos objetivos de manera innovadora. Al crear un desafío divertido y publicar los resultados de estas actividades en una cartelera central, puedes fomentar un ambiente más productivo. Premia a los que vayan más allá para hacer que el objetivo sea una realidad; las recompensas mantendrán a todos motivados y positivos.

Adriana Maass

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