Invertir en un sistema administrativo evita el robo hormiga 

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Definitivamente, un aspecto vital de las empresas es la administración. Contar con el personal y la tecnología adecuada marca la diferencia entre empoderar a tu organización, o que permanezca estancada y en el peor de los casos verla desaparecer.

Un problema común en las empresas, que también está ligado a la administración, es el robo hormiga, que generan pérdidas entre un 30 y 35%,  un 5% a un 10% cuando no existe un control de ventas. Sin un control eficiente del inventario, las fugas pueden ser de hasta un 20%, sin mencionar el dinero que puede estar estancado por un sobrestock de un producto que no se vende, deteniendo el flujo de dinero.

“Con un sistema eficiente la empresa se vuelve más competitiva, mejora la atención al cliente y alcanza los estándares de calidad de una empresa a nivel mundial, con indicadores, controles y beneficios”

El robo hormiga va más allá del robo de mercancía, inicia desde que no se quiere hacer el corte de caja o que no se registra algún producto, pasando por el almacén, a la hora de realizar los inventarios, pasando por crédito y cobranza, por los vendedores; puede haber fugas en la comprobación de los gastos, por lo que es importante “cerrar la llaves” en todas las áreas de las PyMEs. Es importante mencionar que implementar un sistema administrativo no evita los robos, su función es ayudar a detectarlos inmediatamente para poder tomar decisiones oportunas y evitar que siga sucediendo. Con este sistema se pueden controlar las entradas y salidas de producto, obteniendo un mejor control de inventario, aplicando un conteo rotativo, con el que se puede identificar el producto favorito de los amantes de lo ajeno; ya sean los consumidores finales o el “enemigo en casa” (los empleados).

Es muy común que los directivos de las PyMEs, por cuestiones culturales y debido a que les ha funcionado su modelo de negocio, optan por “manejar” su negocio con los conocimientos limitados que han heredado de generación en generación. Se acostumbran a vivir con el problema; la mente se vuelve subjetiva y cree que lo que pueda manejar está controlado y viven con la idea de no necesitar una solución tecnológica que impulsará a la empresa. Los empresarios dominan sus productos, y logran crecer comercialmente, pero los rebasa la administración, compartió Israel Coto, Director de la oficina de la Ciudad de México de Microsip.

A continuación el experto de Microsip comparte 5 tips para disminuir el robo hormiga de productos:

  1. Clasificación y buen acomodo de la mercancía: para lograr un buen inventario es necesario tener orden y limpieza de los productos. Es importante saber qué productos manejo, cuál es su clasificación primaria y secundaria, cómo los voy a acomodar para tener un buen flujo de mercancía.
  2. Aprender a vender:identificar los errores al vender, como vender un producto por otro con características similares, pero de mayor costo, identificar los productos que no tengan código de barras o etiquetas y si es necesario crear un catálogo con imágenes para identificar el producto.
  3. Definición de precios: Los precios deben ser automáticos, no se debe caer en la negociación de precios. No es correcto cederle el poder al consumidor en este aspecto.
  4. Aprender a comprar: Es importante  prestarle atención a cómo entra la mercancía al almacén, es preciso asegurarse que el registro, entrada de mercancía, acomodo del producto sea el correcto; que el resurtido tenga un procedimiento de re abasto y que se cumpla en tiempo y forma.
  5. Inventario: Realizarlo por secciones y áreas y evitar los inventarios “maratónicos”, establecer un calendario de conteo por mes, bimestral o trimestral, dependiendo del volumen de mercancía. Realizar pequeños conteos diarios en las horas muertas y darle la vuelta. Esta es una estrategia para detectar los faltantes de manera inmediata, lo que permite tomar las decisiones pertinentes.

En la medida que la mentalidad de los empresarios cambie, que dejen de creer que adoptar un sistema de administración es gastar y no invertir, cuando se den cuenta de lo que están dejando de ganar y de crecer, será el punto de partida para el crecimiento y el éxito de su empresa. Con un sistema eficiente la empresa se vuelve más competitiva, mejora la atención al cliente y alcanza los estándares de calidad de una empresa a nivel mundial, con indicadores, controles y beneficios.

Ivonne Álvarez

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