Las ventajas de ser una oficina “Paperless”

Actualmente la tecnología es un factor competitivo que se encuentra cada vez más en todo tipo de empresas. El uso e implementación de las herramientas tecnológicas en las diversas áreas de una compañía promueve que éstas sean cada vez más eficientes.

Sin embargo, a pesar de los avances tecnológicos de los que disponemos hoy en día, actualmente vemos organizaciones que siguen experimentando una cierta resistencia para adoptar la transformación digital.

Resistirse a la transición a una oficina sin papel (paperless) genera que las empresas cada día pierdan, la oportunidad de obtener grandes ahorros y eficiencia en sus procesos.

En el mundo corporativo de nuestros días es frecuente encontrar a compañías que aún piensan que la digitalización consiste en solo “escanear” un documento para tenerlo almacenado en una computadora o servidor y disponer de este cuándo sea necesario. Sin embargo, el archivo generado sigue siendo de poca utilidad al no estar vinculado con los procesos clave de la operación diaria del negocio.

Para Alaris, la transformación digital va más allá del “escaneo” de documentos, por el contrario, se trata de toda una solución integral de hardware y software donde los documentos digitalizados se vuelven interactivos y más útiles al ser parte del ecosistema digital de información y datos diarios.

Iniciar el camino hacia la transformación digital es un proceso realmente simple que cualquier empresa, sin importar su tamaño, puede comenzar de modo que en poco tiempo logre que sus documentos se conviertan en archivos disponibles desde cualquier lugar con acceso a internet, mejorando así su competitividad y adicional a ello transformarse en un negocio amigable con el medio ambiente al emplear una menor cantidad de papel.

De acuerdo con estudios realizados por la firma Keypoint Intelligence, actualmente solo el 15% de las empresas encuestadas sobre temas de procesos de digitalización y “paperless” piensan que es posible avanzar hacia una oficina sin papeles mientras que un 23% lo considera completamente imposible.

De acuerdo con la experiencia de Alaris, dicha dependencia al papel podría deberse a varios factores:

  • Comodidad: Para muchas empresas actualmente trabajar con documentos en papel tiene diversas justificaciones como: “Esto es más fácil de leer”, “tengo que presentar”, “necesitamos archivarlo” o “siempre lo hemos hecho de esta manera”.
  • Cumplimiento de normas y reglamentos: Durante muchos años los documentos en papel han sido necesarios para completar las transacciones comerciales. 

. Percibe asequibilidad: Si bien el uso del papel sigue siendo una opción viable para las empresas, lo cierto es que, gracias a los avances en la tecnología, el empleo de formatos como JPEG y PDF están siendo cada vez más utilizados para digitalizar sus operaciones.

Actualmente la falsa creencia de que los procesos basados en papel son más baratos, ha sido un factor clave para detener la migración a la parte digital.

Por otra parte, es importante destacar también que el uso constante de papel trae consigo otros gastos como la compra de impresoras, conexiones de red, tinta, tóner, papel además del mantenimiento de los equipos. Mientras que en el caso de quienes han migrado a soluciones de digitalización y “paperless” han podido constatar en la práctica que pueden seguir usando sus documentos, pero ahora a un menor costo.

Beneficios del “Paperless”

La buena noticia es que las empresas están empezando a darse cuenta del valor de la transición a digital.

* La digitalización de gran parte de los contenidos e información que fluye a través de una empresa puede tener beneficios financieros y operacionales.

* El digitalizar documentos ofrece la recuperación de la inversión y puede mejorar la productividad global en las empresas mismas que estarán más dispuestas a invertir en las tecnologías que les permiten estar sin papel y eficientar sus procesos.

* Organización: No más pilas de papeles sobre el escritorio o estanterías.

* Archivos y documentos será mucho más fáciles de encontrar, acceder y compartir con clientes y empleados sin importar la ubicación.

* Mejora la productividad del equipo y aporta una mejor experiencia al cliente.

* Extraer datos de un documento (a través de reconocimiento automatizado de la máquina de impresión, escritura o marcas ópticas) es mucho más rápido y menos propenso que incrustación de papel.

* El manejo de documentos digitales evita grandes cantidades de almacenamiento de papel y hace más fácil el acceso a ellos en un entorno digital.

* El Paperless es amigable con el medio ambiente y significa que se reducirá la tala de árboles para producir papel.

Con una oficina sin papeles, los documentos se almacenan electrónicamente para back-ups simples y fáciles a un repositorio remoto de servidor o en la nube que almacena con seguridad información esencial.

Al reducir o eliminar la necesidad de almacenamiento de copias de papel, una organización puede ser capaz de moverse a una ubicación más pequeña con una renta inferior, acelerando aún más su eficiencia.

Para resumir las ventajas de la oficina sin papel, es seguro decir que el “paperless” ofrece a las empresas el beneficio de tener un mayor control sobre sus documentos, mejor seguridad y mayor eficiencia y organización.

Redacción

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