Cómo planear una junta de trabajo más productiva

La productividad de la empresa tiene que ver con contratar al talento necesario o trabajar de manera efectiva en equipo, y sobre todo se requiere prestar atención en  la forma en que interactúan las personas en una organización o que  pasan demasiado tiempo asistiendo a reuniones improductivas.

De acuerdo con un estudio de las universidades de California y Minnesota,  en Estados Unidos, los ejecutivos invierten alrededor del 40% de su tiempo en juntas, de las que en el 50% de los casos no son productivas.

“Las juntas de trabajo productivas son aquellas que logran sus objetivos propuestos con la satisfacción total de los participantes, es decir del equipo”, explica Karina Navarro, Quality Assurance Manager de la plataforma para encontrar espacios de oficina, Kokatu.com.

Según un estudio hecho por Atlassian sobre las reuniones laborales, el 91% de los asistentes se distrae durante la junta, el 39% se duerme en algún momento, el 96% se pierde alguna reunión y no asiste, el 45% se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender, el 73% hace otras cosas durante las reuniones y el 47% se queja de son una pérdida de tiempo.

Para solucionar esto, toda junta debe encaminarse por tres grandes pasos:

1) Planificar

  • Establecer el objetivo de la reunión y crear una agenda y apegarse a ella

Ésta debe incluir paso a paso los detalles de la junta y que cada punto se describa con claridad.

  • Determinar el número de participantes

Incluir personas que no tendrán participación relevante solo servirá para alargar la junta.

  • Establecer fecha, hora y lugar

Comenzar puntual y respetar los tiempos. La junta no debe durar más de dos horas. Según una investigación realizada por WhenIsGood.net, el mejor momento de la semana para una junta es el martes a las 15:00 hrs.

  • Enviar información previa

Los asistentes estarán preparados sobre el tema a tratar y no se perderá tiempo en explicar en la misma junta.

Repasar de manera rápida sobre lo acordado en la última sesión si se trata del seguimiento de la reunión.

2) Ejecutar

  • Presentar propuestas

El planteamiento o los  problemas a resolver en la junta deben ser claros.

  • Otorgar responsabilidades

La participación que cada miembro del equipo debe tener y generar compromisos que deban cumplir cada uno. Empresas como Google, asignan a cada empleado una responsabilidad en una misma reunión.

  • Retroalimentación

Los participantes deben compartir lo que aprendieron. Esto ayuda a saber si los asistentes captaron toda la información o si se necesita más explicación sobre un tema.

  • Minuta

Hacer una minuta con los puntos importantes de la junta y compartirla con los miembros del equipo para que lo visto durante la reunión quede plasmado en papel.

3) Evaluación

  • Productividad

Siempre se debe verificar que lo acordado en la reunión se esté llevando a cabo y que esto dé resultados, de lo contrario, las juntas no están siendo productivas y hay algo que se debe modificar.

Redacción

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