Administra tu proyecto  con estos  6 consejos

Con el objetivo que los gerentes de proyecto y los interesados apliquen este rol como tal, a continuación se presentan  algunos consejos en el tema y serán como referencia o recordatorio de cómo llevar siempre la delantera al administrar un proyecto.

  1. El éxito de un proyecto dependerá en gran medida de una comunicación efectiva

Al iniciar un nuevo proyecto se debe tener una reunión inicial, incluyendo una junta de proyecto y a las partes interesadas. En esa reunión, se abordará y confirmará una estrategia de comunicación. Establecer la forma a través de la cual se enviarán las actualizaciones y si se trata de un correo electrónico, un teléfono o una reunión. Además, se establecerá la frecuencia de las actualizaciones.

Posteriormente crear un programa que ilustre los tipos de comunicación, cuándo deben de ocurrir y el flujo de donde provendrá la información. Vale la pena señalar que algunas comunicaciones pueden ocurrir según las condiciones del proyecto, mientras que otras deben ocurrir de manera regular y, por lo tanto, deben especificar en el plan.

Asegurar la frecuencia correcta,  especialmente si las actualizaciones son profundas, ya que el tiempo dedicado a proporcionar dicha información puede ser un desperdicio.

  1. Utilizar plantillas, mantener la  documentación consistente

Internet está lleno de recursos para la gestión de proyectos, especialmente plantillas para la documentación. Se puede encontrar ejemplos en línea para cualquier cosa, desde un PID (Documento de iniciación del proyecto) hasta un Registro de lecciones.

Las plantillas son una excelente manera de comenzar y, con cada proyecto, se comenzará a agregar la propia ventaja creativa. Estos modelos evitan que empieces desde cero, pero al mismo tiempo te brindan libertad para adaptarlos a las necesidades.

  1. Aprender a tener confianza cuando se trata de resolver problemas

Los problemas son la oportunidad de mejora, hay que tener la capacidad para identificarlos, evaluar la información disponible y examinar las posibles opciones para corregirlo. Es importante destacar que haber comprendido el problema,  dará una confianza necesaria para implementar la solución.

Detectar riesgos y problemas que no se pueden prever; esto será más fácil con la experiencia. Sin embargo, si algo alguien le concierne, no se debe temer a explorar más.

Es importante recordar que un “problema” no siempre aparece como resultado de un factor externo o un evento malo. Detectar una oportunidad de mejora, también se estará ante un “problema”.

  1. No tener miedo de delegar

Delegar no solo brinda al equipo del proyecto la oportunidad de desarrollar las habilidades, sino que también da la satisfacción de saber que uno confía en ellos para realizar el trabajo.

Delegar permite administrar mejor el tiempo y concentrarte en tareas de alto nivel. Sin embargo, es importante consultar regularmente con el equipo para asegurar de que esas tareas delegadas se completen a tiempo. Después de todo el Gerente del Proyecto es el responsable final del éxito.

  1. Aprender a decir “no”

La mayoría de las personas luchan por decir “no” a alguien.  Un compañero de trabajo se acerca y pide ayuda con algo que te termina tomando dos horas puede  atrasas tiempos. La colaboración es clave para el éxito de un negocio, pero no se trata de trabajar fuera de hora para cumplir con el proyecto. A veces decir “no” podría ser la mejor respuesta para el negocio, así como para el propio trabajo y salud.

  1. La gestión del tiempo lo es todo

Los Gerentes de Proyecto tienden a tener un don natural para administrar su tiempo. Y esta gestión efectiva te permitirá realizar más y mejor trabajo en menos tiempo.

Para mantener la productividad alta, muchos hacen listas y recordatorios para hacer un seguimiento de las diferentes partes móviles que vienen con la administración de un proyecto. En la planificación, es importante  calcular con precisión el tiempo para cada tarea, teniendo en cuenta las pruebas y reuniones que pueden afectar el tiempo que lleva completarlas. Tener algún plan de contingencia también es importante, en caso de que una tarea se salga de control.

Planificar el día, establecer prioridades y hacer una lista de tareas que funcionen. Esto ayudará a identificar y comprender aquellas tareas críticas que deben completarse hoy.

Otro consejo es acercarse a las herramientas y soluciones tecnológicas que pueden ayudar a mantener un control de los activos, servicios y solicitudes en las distintas áreas del negocio; es importante encontrar un aliado tecnológico que te permita desarrollar y visualizar la entrega de servicios de una forma profesional, práctica y con una interfaz amigable, sumado a la posibilidad de distribuir tareas con distintas fechas y responsables, y seguir tiempos de ejecución, Para esto InvGate Service Desk, Insight y Assets seguramente podrá ayudar.

Redacción

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