Cómo implementar un proceso de compras en tres pasos

Uno de los principios fundamentales para asegurar el éxito de cualquier negocio es crear un plan estratégico que incluya un proceso de compras empresariales eficiente y de fácil ejecución. Actualmente, alrededor de 90% de las PyMEs en México fracasan antes de cumplir cinco años debido a fallas en la planeación que traen como consecuencia pérdidas financieras importantes. Uno de estos factores es la falta de un flujo de compras empresariales eficiente.

Por esta razón es de suma importancia incluir en la planeación de cualquier negocio la estructura del área de compras, sin importar el tamaño de la empresa, y mientras más grande sea el proyecto, más relevante será establecerlo desde el inicio.

Cuando hay poca visibilidad sobre los gastos en insumos y artículos para el funcionamiento correcto de cualquier oficina, el riesgo de tener pérdidas de capital aumenta de forma considerable, y mientras más grande sea la organización, mayor es el riesgo.

Muchas empresas tienen problemas frecuentes en sus departamentos financieros cuando se dan cuenta que desconocen cuánto han gastado en snacks, artículos de limpieza, papelería e incluso accesorios de cómputo como teclados, pantallas o laptops debido a que los mismos empleados han tenido que recurrir por su cuenta a gastar en esas cosas, y después pasan las notas o facturas al encargado de finanzas para recuperar el gasto que hicieron.

Existen tres pasos muy sencillos para evitar este tipo de situaciones y establecer una Metodología Escalable para la implementación de un proceso de compras empresariales que consiste en crear una estructura de Aprobaciones, determinar Presupuestos, y elaborar un Catálogo de Proveedores de Confianza.

En el primer paso, la Estructura de Aprobaciones, es necesario establecer perfiles de los participantes en todos los procesos de adquisiciones de la empresa, definiendo a los Departamentos Solicitantes, y las personas responsables dentro de cada departamento autorizados para generar solicitudes de compras, y por otro lado a los Aprobadores de Departamento, que serán los responsables de cada área autorizados para dar el visto bueno a cada solicitud.

El segundo paso es establecer un presupuesto general para compras y dividir o asignar una parte a cada área o departamento, de manera que el gasto total de toda la empresa no sobrepase los límites presupuestarios establecidos.

Finalmente, hay que crear un catálogo de proveedores autorizados para llevar a cabo las compras de insumos renovables de acuerdo a las solicitudes aprobadas por cada departamento.

Estos tres pasos sencillos traen consigo beneficios de valor para cualquier empresa sin importar su tamaño, pues acaba con los interminables procesos burocráticos de adquisiciones, mismos que son más grandes conforme incrementa el tamaño de la empresa. Un proceso automatizado que sigue este ABC, indudablemente reduce los gastos innecesarios, optimiza las compras de la empresa, crea un control de los presupuestos gracias a los perfiles de aprobación, y simplifica todo el proceso de compras.

Por Sergio Almaguer, CEO y Co-fundador de Yaydoo

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