Digitalizando la contabilidad para Pymes: un paso a paso

Para todas las empresas es muy importante, además de obligatorio, llevar la contabilidad de forma correcta. Este proceso no solo ayuda a manejar las finanzas de la mejor forma, sino que también les permite a las autoridades públicas tener mayor control de todas las empresas y el pago de impuestos.

Sin embargo, este proceso no es tan fácil como suena, ya que hay que tener en cuenta muchas variables.

Años atrás, la contabilidad de las empresas se llevaba en cuadernos, lo cual no solamente tomaba más tiempo, sino que también se corría el riesgo de perder registros importantes. Por suerte, actualmente tenemos mejores herramientas que nos permiten automatizar algunos procesos. La contabilidad electrónica se ha vuelto tan popular, que en algunos países es obligatoria llevarla de esta forma.

Ahora, existen muchos casos de empresas emergentes y Pymes en México que están comenzando a emprender y no saben muy bien cómo llevar la contabilidad de su nueva empresa. Y, siendo honestos, comenzar suele ser un poco complicado.

Es normal que surjan muchas dudas, como: si es necesario digitalizar la contabilidad; qué software elegir; en qué formato se deben entregar los registros; cómo se utiliza correctamente el software, entre otras. Es por eso que en este post responderemos a todas estas inquietudes, abarcando desde lo más básico.

¿Es necesario digitalizar la contabilidad?

Muchas personas tienen la duda de si es necesario llevar la contabilidad para Pymes de forma electrónica. La respuesta puede variar. Por ejemplo, si vives en México, la respuesta es sí, ya que desde el 2014 con la Reforma Fiscal se decretó que todas las empresas deben llevar sus cuentas y registros electrónicamente. Este cambió tiene como objetivo tener una contabilidad más eficiente, y que el proceso de recaudación fiscal y registros sea mucho más seguro y sencillo.

Los únicos casos donde no es obligatorio llevar la contabilidad electrónica son las organizaciones religiosas, los sindicatos, o las instituciones federales y estatales. Del resto, toda empresa comercial debe digitalizar sus registros.

En el caso de otros países, depende de su legislación vigente. En algunos, como Chile, es obligatorio presentar solamente una parte del registro contable de forma electrónica. Por eso, es importante que te asesores correctamente acerca de las leyes fiscales de tu país.

¿Qué sucede si una Pyme decide no presentar su contabilidad electrónica?

En el caso de México, al ser un procedimiento obligatorio para todas las personas morales, se tienen previstas penalizaciones. Aquéllos que no presenten su contabilidad digitalmente, tendrán que afrontar desde grandes multas, hasta años de prisión.

Es por esto que la contabilidad para Pymes debe ser realizada rigurosamente. Por fortuna, al realizar este proceso electrónicamente, podemos eliminar varios factores de riesgo, como la pérdida de registros, y asegurarnos de que nuestro trámite se realice correctamente.

Ventajas de la contabilidad electrónica

Llevar los registros contables de forma electrónica tiene una gran cantidad de ventajas. La verdad es que esta metodología ha llegado para facilitarnos nuestros cálculos y trámites a través de la automatización. Pero, si aún tienes dudas al respecto, aquí te dejamos todas las ventajas de la contabilidad electrónica:

Seguridad

Actualmente, los archivos digitales pueden asegurarse fácilmente. A través de la encriptación, todos tus documentos, registros, cuentas y demás estarán completamente seguros. Algunos softwares contables te incluyen esta opción dentro de su programa, lo cual es una gran ventaja ya que los datos viajan al SAT ida y vuelta encriptados, asegurándote máxima seguridad.

Sin embargo, si usas programas como Excel, tendrás que buscar otras formas de proteger tus archivos. Al no estar encriptados, pueden ser vulnerables y terceras personas podrán acceder a ellos fácilmente.

Rapidez

Una de las ventajas más importantes de la contabilidad electrónica es la rapidez, ya que muchos de los procedimientos están automatizados. Al estar toda la información dentro de un mismo sistema, podrás buscar información específica en tan solo segundos. Ya no más montañas de cuadernos contables y facturas regadas.

Además, algunos programas de contabilidad para Pymes te ofrecerán servicios que faciliten la presentación de tus registros en los momentos de recaudación. Esto te podrá ahorrar aún más tiempo, ya que tendrás todos tus archivos listos y organizados de la forma correcta en un mismo sistema.

Espacio

Al llevar la contabilidad en cuadernos, también necesitaremos espacio para almacenarlos correctamente. Si tu empresa tiene años, entonces también tendrás años y años registrados en cuadernos. Tener un lugar adecuado para almacenarlo todo, al mismo tiempo de tener una organización impecable, puede ser difícil.

Al tener la contabilidad electrónica podrás tener todos los registros de todos los años en un solo programa. Es mucho más simple de almacenar, es seguro, podrás buscar datos importantes de años anteriores en tan solo segundos, y no deberás preocuparte por perder registros o por posibles daños.

Ahorro

Ciertamente, al momento de empezar con la contabilidad electrónica, deberás invertir dinero en el software adecuado para ti. Puede que en ese momento pienses que es un proceso muy costoso, pero la verdad será que a la larga estarás ahorrando dinero.

El factor humano, es decir, contratar a una persona para llevar tus finanzas, costará siempre más dinero, ya que es un salario completo. En cambio, un programa contable será más económico y te realizará todos los trámites que desees, algunos de forma automática.

Respaldo de la información

Al tener toda tu información electrónica, alguna preocupación frecuente es ¿qué sucede si mi equipo se daña o el programa deja de funcionar, y pierdo la información? Aunque esto es una posibilidad, suele ser mínima. Esto dependerá del software que elijas para trabajar. Algunos de ellos son muy básicos y no te ofrecerán ningún respaldo, por lo tanto deberás buscar una forma externa de guardar tus registros.

Otros programas incluirán opciones de almacenamiento en la nube o la realización de un respaldo dentro del mismo programa, lo cual será una gran ventaja ya que podrás sincronizar la información rápidamente cuando quieras.

Es importante que antes de elegir un programa, investigues un poco más acerca de las opciones que te ofrece cada uno.

Adiós a los trámites personales

Anteriormente, con los registros contables tradicionales, tenías que dirigirte a las oficinas públicas a realizar todo el trámite. Esto requería de tiempo, ya que sin duda encontrarías una larga cola de personas esperando, como tú. Ahora, con el sistema electrónico, puedes simplemente enviarlo desde tu computadora al SAT.

Esta es una de las principales razones por las que se aplicó la Reforma. Ahora es más rápido, sencillo, seguro y eficiente, tanto para las empresas como para los trabajadores públicos encargados del proceso.

¿Cómo elegir el mejor software de contabilidad para Pymes?

Elegir un software puede tomarte un tiempo, ya que debes evaluar distintas variables. Todo depende de lo que tu empresa necesite. Algunos emprendimiento que apenas comienzan, pueden satisfacer todas sus necesidades con un programa muy básico, pero otras necesitan de un servicio completo que los ayude a procesar y controlar todo.

Pero, ¿qué debes tener en cuenta antes de elegir un programa de contabilidad para Pymes?

  • Analiza tus necesidades: como ya mencionamos, cada empresa tiene una necesidad diferente. Por tanto, debes tener presente qué necesita. ¿Quieres solo un programa que te ayude a controlar tus finanzas? ¿Quieres la automatización de procesos? ¿Quieres ayuda para las declaraciones? De esto dependerá qué software elegir, ya que podrás buscar el que se adapte a tu Pymes.
  • Lo que ofrece el software: cada software te ofrece algo distinto. Algunos vienen con servicios incluidos y a otros debes comprarles complementos para tener un programa completo. Sin embargo, el programa ideal debería poder realizar informes financieros y fiscales, los estados de flujo, declaraciones y estados mensuales. Compara tus opciones en este aspecto.
  • El costo: el licenciamiento es un costo, pero también debes tener en cuenta cuánto más te tomará instalar el programa. Algunos softwares requieren de configuraciones especiales o programas complementarios para funcionar correctamente, así que es necesarios investigar al respecto y elegir al mejor candidato.
  • Aprendizaje: hay programas muy complejos y que no son nada intuitivos. Por más completos y excelentes que sean, su complejidad termina siendo un obstáculo. ¿Cuánto tiempo te tomará aprender a utilizar el programa? ¿Tendrás que contratar a alguien para que use el programa? ¿Deberás pagar por clases extra o cursos que te enseñen a usarlo? Es mejor elegir un programa sencillo y completo, que te facilite la adaptación.
  • Actualizaciones: la mayoría de los programas se actualizan constantemente, pero no todas las empresas quieren actualizar o pagar cada vez. Por tanto, intenta elegir uno que se adapte a tu empresa al menos por los próximos tres años. O, en su defecto, elige un software que constantemente se actualice de forma automática y gratuita.
  • Nube de almacenamiento: actualmente, la mayoría de los programas te ofrece un servicio de nube. Esto te permite guardar tu información en un lugar seguro y privado, sin preocuparte de que se pueda borrar o dañar. Es importante contar con un software que te ofrezca este servicio, ya que así podrás actualizar automáticamente tu información y no preocuparte por posibles pérdidas.

¿Cuáles son los softwares contables más utilizados?

Existe una gran cantidad de softwares contables. Cada uno te ofrece cosas distintas, como ya hemos mencionado. Pero, si no sabes por dónde empezar o qué buscar, aquí te dejamos una lista con los 4 software más utilizados, sus ventajas y desventajas:

Microsoft Excel

Este programa es un clásico de la contabilidad. Desde hace años se ha estado utilizando, y sin duda muchas empresas han aprovechado todo su potencial. Tiene las herramientas necesarias para llevar todas tus cuentas, la posibilidad de tener diferentes libros y registros.

Entre sus ventajas encontramos que es un programa completo respecto a la contabilidad y que te permite registrar todos los movimientos y datos posibles.

Entre sus desventajas encontramos que no es tan intuitivo, requiere de cierta capacitación para aprenderlo a utilizar a profundidad. Además, es muy básico en otras áreas, ya que no ofrece respaldo de la información (a menos que se utilice junto con la nube de almacenamiento, OneDrive, un programa externo); no ofrece servicios para automatizar o facilitar la presentación de impuestos, y no ofrece la opción de encriptación de la información.

Este programa es de gran ayuda para tener un libro de contabilidad, pero la verdad, no es lo más recomendable si lo que quieres es ahorrar tiempo y automatizar trámites. Para usarlo a la perfección, deberás utilizar programas complementarios. Aun así, muchas empresas siguen utilizándolo, debes pensar si este es realmente el programa que necesitas, o si deseas algo más completo.

Aspel COI

Este software es muy utilizado en la contabilidad para Pymes. Es bastante completo y posee todas las herramientas necesarias para llevar cada uno de los registros que necesites. Está disponible en español e inglés, y lo puedes llevar en Windows o Mac.

Entre las ventajas de este programa encontramos que es muy completo. Procesa, organiza y actualiza la información contable y fiscal; crea las declaraciones de tu empresa fácilmente, tanto mensual como anual, y te permite llevar un seguimiento riguroso de ingresos y gastos. También la empresa te ofrece otros paquetes complementarios para controlar cualquier aspecto financiero y fiscal.

Entre las desventajas encontramos que es un programa complejo de utilizar, por lo tanto requiere de tiempo para estudiar el manual o los cursos y webinars ofrecidos por la empresa. Además, para trabajar con los complementos deberás pagar el costo de cada paquete.

Contpaqi Contabilidad

Este es otro programa muy utilizado para llevar la contabilidad de las empresas, y una de las razones de su popularidad, es que cuenta con otros programas complementarios de la misma empresa que pueden facilitarte otras áreas financieras.

Entre sus ventajas encontramos que es un programa bastante completo y que puede trabajar en sincronía con otros, como Microsoft Excel. Te permite analizar tu situación fiscal, llevar un control detallado de cada movimiento, posibilidad de crear documentos y registros fiscales para presentarlos mensualmente y anualmente.

Entre sus desventajas encontramos que no es un software muy intuitivo, por lo cual necesita de un tiempo dedicado al aprendizaje para darle un uso correcto. Si los servidores se saturan, lo cual ocurre en momentos de gran demanda, podrás tener problemas para realizar algunos trámites rápidamente.

MisKuentas

Este software contable es uno de los más completos en México, ya que es muy intuitivo y ofrece una gran cantidad de servicios enfocados al proceso, análisis, revisión y presentación contable y fiscal.

Entre sus ventajas encontramos que está disponible para Windows y Mac, además de ofrecer una aplicación móvil, la cual es muy útil para llevar toda la información contigo. También cuenta con una nube de almacenamiento para realizar respaldos y sincronización constante; posibilidad de realizar webinar para aprender a utilizar el software; cálculo automático de impuestos; creación de declaraciones automáticas, y más.

Este programa es muy completo, ya que no solo ayuda a procesar y controlar la información contable, sino que además ayuda a revisar y presentar las declaraciones fiscales fácilmente. Con este software podrás automatizar diversos procesos y así ahorrar mucho tiempo y dinero.

¿Cómo usar correctamente el software contable?

La contabilidad para Pymes debe ser realizada rigurosamente. Un pequeño error o el mal manejo pueden dañar el trabajo de meses. Es por eso que es importante aprender cómo se usa el software y conocer a fondo todas las herramientas, opciones y servicios que ofrece. Solo así lo aprovecharemos al máximo y sin preocupaciones.

El uso depende del software que elijas. Como mencionamos anteriormente, algunos son más difíciles de entender o complicados, y requieren de un tiempo para aprenderlos a usar. Pero, una ventaja es que muchos de estos programas ofrecen entrenamiento, cursos, manuales o webinars de forma gratuita.

Si es tu primera vez utilizando un software contable, o utilizando un programa en específico, debes tomarte un tiempo para conocerlo a profundidad. Aprovecha todos los recursos que te de la empresa, y si tienes alguna duda, la mayoría de estas empresas tienen un canal de soporte donde podrán responder tus inquietudes.

Aun así, es imprescindible que realices una investigación previa acerca de la legislación vigente de tu país y tener al menos un conocimiento básico de los términos y cálculos contables más utilizados. Esto te ayudará a entender rápidamente cualquier software, por más complicado que sea.

Redacción

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