5 beneficios para la digitalización de documentos

Las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) enfrentan el reto de la transformación digital para optimizar y agilizar procesos a favor de sus negocios y sacar el mayor aprovechamiento de los datos de sus clientes para brindarles un mejor servicio.

Algunos de los procesos que implican mayor consumo de tiempo son aquellos basados en el uso del papel, por lo que optar por la digitalización de documentos es conveniente para la simplificación de procesos.

De acuerdo con el reporte de crédito PYME 2018, de Konfio, en México existen 4.2 millones de empresas de las que el 99.8% son PyMEs, las cuales generan el 78% de empleo y aportan el 42% del PIB en el país. Algunas de ellas aún no utilizan esquemas digitales para la elaboración y recepción de documentos, lo cual retrasa la consulta de los mismos al tener que recurrir a archivos físicos.

Para agilizar este paso dentro de sus procesos, Lexmark, compañía  a nivel mundial en soluciones de generación de imagen, presenta cinco beneficios de la digitalización de documentos:

  1. Practicidad. Al tener los documentos digitales se hace más fácil y rápida la localización de los archivos. Para facilitar esta tarea existen equipos multifuncionales que garantizan un escaneo más rápido y fácil, como por ejemplo el modelo MB2236adw de Lexmark que está diseñado para escanear 25 lados en B/N por minuto y ocho lados a color.
  2. Espacio. Al manejar documentos físicos es necesario destinar un área de almacenamiento, además de implementar un sistema que permita identificar qué está guardado y en dónde.

Si bien hay documentos o áreas que aún requieren el documento en físico (principalmente las relacionadas con temas financiero), también hay otras que ya aceptan el documento en digital. Al hacer una combinación de las dos opciones, se reduce, en gran medida, la necesidad de un espacio físico.

  1. Seguridad. Los documentos digitales son más seguros al estar disponibles. Sin embargo, esto no quiere decir que todos tendrán acceso a ellos. Cada compañía puede diseñar sus niveles de seguridad y asignar a las personas que sí pueden o no ingresar a determinadas carpetas.
  2. Sustentabilidad. Si no es necesario imprimir, no lo hagan. Además de ayudar a reducir el consumo de papel, tinta y no acumular documentos físicos, también es posible contribuir al cuidado del medio ambiente, tanto en la reducción en la tala de árboles, como en el ahorro de energía.

Una buena gestión de la documentación, apoyada en la digitalización, es el camino ideal para evitar el uso indiscriminado de la naturaleza. Equipos multifuncionales, como el modelo MB2236adw de Lexmark, cuentan con funciones de administración de energía para ayudar a reducir el consumo de energía en modo activo o de espera.

  1. Accesibilidad. La digitalización de documentos permite crear carpetas de acuerdo con las necesidades de cada compañía, y cada que se requiera algo en específico será más fácil de localizar, sin necesidad de correr a un archivero físico a buscar el documento.

Llevar a cabo el proceso de transformación digital en las PyMEs es imprescindible para mantener la competitividad en el complejo y cambiante entorno del mundo de los negocios, en donde los ahorros y la rapidez para responder a solicitudes son temas fundamentales para tener mayor oportunidad de éxito y/o crecimiento.

Para realizar esta evolución de forma eficiente y conveniente en tu PyME, Lexmark sugiere lo siguiente:

  • Hacer una planeación estratégica que todos los colaboradores y socios entiendan para poder irse adaptando a todos los cambios que se deriven
  • Conocer la oferta de softwares y herramientas para elegir de forma asertiva los que se implementarán en la empresa
  • Calendarizar por fases y etapas la transformación de cada una de las áreas de la organización
  • Invitar a los proveedores y al entorno externo a adaptarse al cambio

Redacción

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