La importancia de simplificar los procesos en las áreas financieras de la empresa

La sobrecarga de trabajo de las áreas financieras puede representar un riesgo importante para la salud de las compañías. Es fundamental que los expertos en finanzas dediquen la mayor parte de su tiempo al diseño de estrategias para incrementar ingresos, desarrollo de proyectos y evaluación de opciones para levantamiento de capital; que a tareas repetitivas como la revisión de la contabilidad y la configuración de los sistemas administrativos de la empresa.

En un estudio reciente de Deloitte sobre Tendencias en Capital Humano(1), 86% de los encuestados señalan que la automatización de procesos ha cobrado mucha importancia para su negocio. El mismo informe reporta que al menos 54% de los empleados en las empresas mexicanas no están completamente satisfechos con las herramientas tecnológicas que utilizan para trabajar, y este nivel de insatisfacción tiene repercusiones directas en la productividad de las compañías; esto se ve evidenciado en la voz de 91% de los encuestados, quienes señalan que es muy importante crear una mejor experiencia para el empleado.

Dentro de las áreas financieras, el área de compras es uno de los departamentos que mayor atención requieren. Los colaboradores de todas las demás áreas de la compañía recurren a los responsables de compras para obtener todo lo que necesitan en el día a día para poder efectuar sus actividades laborales sin problemas

El área de compras, además de ser la responsable de asegurarse de que todos los colaboradores tengan en tiempo y forma los insumos y servicios que requieren para trabajar correctamente, ayuda a controlar los gastos de la empresa, gestionando presupuestos disponibles, documentando el proceso a través de órdenes de compra y coordinando el pago a proveedores.

En muchas ocasiones, y debido a que los flujos de aprobación de compras son manuales y tardados, los colaboradores adquieren lo que necesitan por su cuenta y llevan las notas y facturas de sus compras a los encargados administrativos, entorpeciendo los procesos internos y perdiendo el control de egresos de la empresa. Esta mala práctica, trae más carga de trabajo consigo y los responsables de las adquisiciones se ven sobrepasados debido a todo lo que implica, especialmente cuando el número de colaboradores que llevan a cabo este tipo de malas prácticas es alto.

Liberar a los expertos de las áreas financieras es fundamental para el desarrollo del negocio y mejorar la experiencia de trabajo de todos los colaboradores en una empresa, e indudablemente la tecnología juega un papel crucial en ese sentido. Es imposible pensar en productividad cuando los expertos están ocupados resolviendo problemas cotidianos, manuales y repetitivos, que pueden solucionarse mediante las herramientas adecuadas de automatización. De esta manera, la ejecución de nuevas estrategias para incrementar la rentabilidad de las compañías pueden estar en manos de quienes realmente tienen la experiencia, habilidad y visión para hacer crecer los negocios.

Por Sergio Almaguer, CEO y Co-fundador de Yaydoo

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