Modificar el modelo de trabajo distribuido genera productividad

La emergencia sanitaria provocó que muchas empresas pasarán al home office sin saber bien como organizarlo y teniendo que aprender sobre la marcha. Sin embargo, es posible que esta modalidad continúe por varios meses más, e incluso que sea adoptada de manera permanente por varias organizaciones. Un estudio realizado por Gartner con 317 CFOs muestra que tras el COVID-19, el 74% de los encuestados moverá permanentemente a ubicaciones remotas a por lo menos 5% de la fuerza de trabajo que antes laboraba en la oficina.

A continuación, el equipo de American Express, presenta algunos principios del trabajo distribuido que los líderes de negocios pueden adoptar:

Acostúmbrate a dirigir equipos remotos

Para sacar lo mejor del trabajo distribuido, los empresarios deben abandonar su preferencia por tener empleados trabajando en la oficina en horarios fijos. Si el trabajo remoto se ve como una opción sólo para emergencias, no se contará con la infraestructura necesaria para un modelo verdaderamente distribuido y el desempeño de los empleados será lento y poco eficiente.

Sentirse cómodo con el trabajo distribuido requiere confianza en los colaboradores. Para cultivarla, hay que abrir la comunicación y dejarles saber que tienen la libertad para hacer su trabajo donde y como ellos sientan que es más apropiado y efectivo.

Para dar un seguimiento a la productividad del home office durante la pandemia, no se trata de usar un software para medir el tiempo que pasan tus empleados frente a la pantalla de la computadora, sino de tener una idea concreta de si cada persona está cumpliendo con sus metas y objetivos con la misma eficiencia que lo hacia trabajando en la oficina.

Una vez que llegue el momento de volver a las actividades presenciales, busca el feedback de tus colaboradores sobre un horario de trabajo que tenga sentido para ellos. Puedes utilizar encuestas o hacer entrevistas individuales para obtener esta información.

Al revisarla, te darás cuenta de que algunas personas se sienten más cómodas que otras con la idea de regresar a la oficina. Esto puede servirte como guía para determinar qué tan distribuida será tu fuerza de trabajo después del COVID-19.

Compañías como WordPress y Zapier llevan años trabajando con este esquema en el que todos sus colaboradores, desde ejecutivos hasta recursos humanos y ventas, trabajan desde sus casas y oficinas alrededor del mundo.

Adopta el trabajo asincrónico

El CEO de Automatic y fundador de WordPress, Matt Mullenweg, compartió en un podcast una de las claves del trabajo distribuido: pasar de los procesos sincrónicos (en los que todos trabajan al mismo tiempo) a los procesos asincrónicos (en los que cada quien trabaja en sus propios tiempos).

Un ejemplo de procesos sincrónicos sería que las personas viajen para encontrarse, se sienten en una sala de juntas y respondan de inmediato al planteamiento de un tema. Un proceso asincrónico implicaría utilizar mensajería instantánea para plantear el asunto y pedirles a los miembros del equipo que lo analicen y respondan en un plazo determinado.

Para transitar hacia procesos asincrónicos, las empresas pueden empezar por evaluar si los horarios fijos de trabajo son necesarios y para quién (por ejemplo, para el equipo de servicio al cliente). Es necesario considerar cómo cambiaría el modelo de trabajo si se evaluara a las personas por la calidad de sus contribuciones más que por el tiempo que les tomó generarlas.

Por ejemplo, un sistema de gestión basado en metodologías ágiles consiste en una retroalimentación continua para establecer, conseguir y reconfigurar objetivos que se alineen con las necesidades de la empresa, y los colaboradores son evaluados contra estos objetivos en tiempo real. Otra ventaja de adoptar la asincronía es que se abre la posibilidad de buscar talento alrededor del mundo.

Invierte en el equipo necesario

Invertir esos fondos en el equipo necesario para que el trabajo distribuido funcione óptimamente. El trabajo remoto requiere elementos como audífonos y micrófonos de buena calidad, iluminación adecuada, buen servicio de Wi-Fi, etc. Por otro lado, hay que pensar en las necesidades específicas de la Empresa para determinar qué plataformas de videoconferencias, mensajería instantánea, almacenamiento, gestión de proyectos, etc. son necesarias realizar el trabajo distribuido.

Un punto importante es fortalecer la seguridad digital de la compañía, pues el trabajo remoto la vuelve más vulnerable a posibles ataques cibernéticos o fugas de información. Una recomendación útil es ofrecer a tu equipo una capacitación sobre comunicación escrita, ya que este tipo de interacción se vuelve primordial en el trabajo distribuido. Otro entrenamiento esencial que tu equipo debe recibir es sobre habilidades tecnológicas básicas, así como sobre el manejo de las herramientas que utilizará para sus labores.

Acostumbrarse a dirigir equipos remotos, adoptar procesos asincrónicos e invertir en los recursos necesarios son tres factores básicos para llevar a cabo la transición hacia un modelo de trabajo distribuido que beneficie a tu empresa tanto en la nueva normalidad, como en el futuro a largo plazo.

Para más información visita https://www.amexempresas.com/libertadparatunegocio/

Redacción

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