Emprender es una de las aventuras más fascinantes, riesgosas y sin duda heroicas que existen en un mundo lleno de incertidumbre y de desafíos.
Y es que actualmente, en el país 3 de cada 10 pequeñas y medianas empresas (PyMEs) fracasan debido a una mala administración, entre otros factores, donde la conciliación bancaria se posiciona como un elemento fundamental en la contabilidad de los emprendedores.
Básicamente, la conciliación bancaria se refiere a corroborar que la información contable del emprendimiento coincida con la de los estados del banco. Hacerlo de manera correcta se traduce en una claridad financiera y mejora la toma de decisiones con base en información y control, elementos de los que muchas veces carecen los emprendedores que van iniciando.
“La conciliación bancaria permite a los emprendedores conocer a cabalidad el estado de sus finanzas, detectar errores en la contabilidad y tener certeza de la fidelidad de los registros de sus operaciones; básicamente, se trata de comparar los movimientos registrados en los libros de la empresa frente a los asentados en los estados de cuenta bancarios, actividad que en ocasiones es infravalorada debido a un desconocimiento o la falta de claridad sobre sus beneficios”, explica Ana Zaldivar, Directora de Producto de Intuit QuickBooks México.
Con esto en mente, la experta comparte 3 claves sobre la conciliación bancaria que todo emprendedor debe conocer para mejorar sus actividades en el día con día:
1. El ABC de la conciliación bancaria
Básicamente, la conciliación bancaria es el proceso de comparar los movimientos registrados en los libros de la empresa frente a los asentados en el estado de cuenta que el banco le envía. El objetivo es determinar que la información en ambas fuentes coinciden, ante posibles retrasos en los movimientos, plazos, pagos o cortes en los estados de cuenta. Con ello se constata que la contabilidad es fidedigna y en caso de detectar que existe un error, se puede corregir.
Si bien es cierto que algunas empresas pueden identificar a la conciliación bancaria como una actividad no obligatoria, hacerlo se traduce en beneficios clave, como el llevar un control preciso de sus finanzas, es decir una administración eficaz, proveer de información útil para la toma de decisiones y para enfrentar auditorías, todo lo cual suma al crecimiento del negocio.
2. ¿Cómo hacer una conciliación bancaria?
Para realizar una conciliación bancaria hay que tener tres elementos: los libros de contabilidad con las operaciones, el estado de cuenta que el banco envía mensualmente y un documento de conciliación —por ejemplo, una hoja de Excel—, que el emprendedor puede hacer él mismo, con fechas de las transaccionesrealizadas por la empresa, el concepto de las mismas y los montos consignados tanto en los libros de contabilidad como en el estado de cuenta bancario.
Luego, hay que comparar todas las operaciones y montos reportados por el banco frente a los asentados en la contabilidad de la empresa. Idealmente, estos deberían de coincidir, aunque no siempre ocurre así debido a que los estados bancarios tienen una fecha de corte, y en caso de que se haya realizado algún movimiento con posterioridad, este no se verá reflejado en el documento que envía el banco, aunque sí en los libros de periodos anteriores. Y es aquí donde el proceso puede volverse tedioso, además de estar expuesto a errores humanos.
3. La tendencia de la automatización
En relación con el punto anterior, existe una tendencia tecnológica que está cambiando la gestión de las PyMEs de México, facilitando las operaciones a partir de soluciones basadas en la automatización. Y es que la necesidad de simplificar los trámites para la gestión ya es una prioridad para el 44% de los emprendedores en el país, de acuerdo con datos de la “Radiografía del Emprendimiento en México 2021”, elaborada por la ASEM.
Estas herramientas en la nube reducen el riesgo de cometer errores humanos y facilitan su detección o solución en caso de que persistan. También permiten ahorrar tiempo y esfuerzos, e incluso realizar conciliaciones con mayor frecuencia, al no estar sujetos al estado de cuenta mensual de los movimientos de los bancos, sino integrados a ellos de manera continua.
4. La conciliación bancaria, igual a mejores decisiones
Contar con una conciliación bancaria ágil y simple es para una PyME una pieza estratégica en su contabilidad, porque permite tener información clara y un mejor control de gastos, que a su vez, se traducen en una mejor planeación de flujo y en información financiera del negocio para la toma de decisiones. Mantener un paso firme al emprender, sin duda te va a llevar a la identificación y control de gastos para saber cuándo es el mejor momento de solicitar un crédito, por ejemplo. Por ello, es importante reconocer todas las operaciones y transacciones que se realizan en un negocio.
“Como vemos, es crucial para los emprendimientos contar con un sistema que organice y consolide automáticamente la información financiera y contable en un solo lugar, brindándoles una visión completa de sus números para que puedan tomar decisiones informadas. Y es que una conciliación bancaria ordenada es el primer paso para darle orden y agilidad al manejo de sus finanzas, lo cual los impulsa a lograr sus metas de crecimiento”, concluye Ana Zaldivar.
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